Цель
Форму реестра 234 используют для регистрации заявлений, обращений и другой корреспонденции, поступающей в организацию. Она помогает систематизировать и отслеживать порядок обработки входящих документов.
Порядок заполнения
Графа 1. «№ п/п»
Присваивается порядковый номер каждому входящему документу в хронологическом порядке.
Графа 2. «Дата поступления»
Указывается дата, когда документ поступил в организацию.
Графа 3. «Регистрационный номер и дата»
Присваивается уникальный регистрационный номер, состоящий из порядкового номера документа и даты его поступления.
Графа 4. «От кого поступил»
Указывается отправитель документа (организация или физическое лицо).
Графа 5. «Вид документа»
Указывается тип документа (например, письмо, заявление, уведомление).
Графа 6. «Краткое содержание»
Кратко описывается суть документа.
Графа 7. «Исполнитель»
Назначается ответственный сотрудник, который будет работать с документом.
Графа 8. «Срок исполнения»
Указывается срок, в течение которого должен быть выполнен документ.
Графа 9. «Отметка об исполнении»
Отмечается факт исполнения документа и указывается дата исполнения.
Графа 10. «Примечание»
Дополнительные сведения, необходимые для работы с документом (например, номер телефона отправителя, номер договора).
Советы по заполнению
- Заполняйте реестр четко и разборчиво.
- Не оставляйте пустых граф.
- Используйте сокращения только в соответствии с принятыми стандартами.
- Сверяйте номера документов с оригиналом.
- Храните реестр в упорядоченном и доступном месте.