Топливные карты (паспортные карточки, пластик) – удобный инструмент для учета расхода горюче‑смазочных материалов (ГСМ) в государственных и муниципальных организациях․ Однако, когда карта израсходована, утрачена или пришло время её списать, необходимо правильно оформить процесс, иначе могут возникнуть проблемы с бюджетным контролем, бухгалтерским учётом и проверками органов ревизии․

Самое главное помнить, что нормативно‑правовая база по списанию топливных карт в бюджетных учреждениях пока не унифицирована․ Поэтому каждое учреждение должно опираться на общие принципы бухгалтерского и бюджетного учёта, внутренние инструкции и типовые формы документов (акт списания, путевой лист и др․)․ Ниже – пошаговая инструкция с правовым сопровождением․

Правовая основа и нормативные документы

• Федеральный закон № 131‑ФЗ «Об общих принципах организации муниципального управления» – устанавливает обязанность вести документальное оформление всех расходов бюджета․
• Бюджетный кодекс РФ (ст․ 50‑54) – регламентирует порядок исполнения, учёта и списания государственных материалов․
• Положение о бухгалтерском учёте в бюджетных организациях (приказ Минэкономразвития № 134н) – описывает общие требования к документам (акт, расходный ордер, путевой лист)․
• Внутренняя учетная политика учреждения – в ней фиксируются особенности применения топливных карт, порядок их учета на балансовом/забалансовом счёте 03 «Топливные карты», оценка в условных единицах (обычно 1 р = 1 карта)․

Все перечисленные акты должны учитываться при формировании процесса списания․

Подготовительные действия

1. Проверка статуса карты – убедитесь, что карта действительно не подлежит дальнейшему использованию (истёк срок действия, исчерпан лимит, утрачена, повреждена)․
   Очень важно: документировать причину списания (паспорт карты, выписка из 1С, акт о потере)․
2. Определение остатка расходов – в системе 1С (Бухгалтерия 8, Управление финансами) проверяйте остаточный лимит по карте и неиспользованные средства․ При наличии остатка их необходимо списать в расход «Прочие управленческие расходы» или «Возврат незатребованных средств поставщику»․
3. Согласование с финансовым подразделением – подготовьте запрос на списание и передайте в бухгалтерию для проверки наличия в бюджете свободных средств․

Оформление документов

Оформление списания происходит в несколько этапов․ Ниже – перечень обязательных документов с коротким описанием их содержания․

• Путевой лист (транспортный лист) – фиксирует факт использования топлива по карточке (дата, ТС, количество, стоимость)․ Путевой лист подписывается водителем и ответственным за ТС․
• Акт списания материальных ценностей (форма 0510460) – основной документ, подтверждающий факт выбытия топливной карты․ В акте указываются:
  • Номер и дата акта;
  • Наименование и реквизиты карты (номер, серия, поставщик);
  • Причина списания (истечение срока, утрата, износ);
  • Состояние карты (неиспользуемая, повреждённая);
  • Подписи членов комиссии (см․ ниже) и главного бухгалтера․
• Комиссионное постановление – в некоторых учреждениях (особенно в сфере образования) требуется решение комиссии по имуществу․ Комиссия (3‑5 членов, включая представителя руководства) принимает решение о списании и ставит подписи в акте․
• Заявка в бюджетный отдел – документ, в котором указывается требуемая сумма к списанию, основание и ссылка на акт․ Заявка согласуется с руководителем финансового отдела и направляется в бухгалтерию․
• Проводка в 1С – после подписания всех документов бухгалтер формирует проводку (Дт 71 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» – Кт 19 «Непредвиденные расходы» или Кт 64 «Расчеты с поставщиками» в зависимости от остатка)․

Шаблон акта списания (упрощённый)

АКТ СМЕНЫ № ___
г․ _________ "____" __________ 2026 г․

Мы, нижеподписавшиеся, составили настоящий акт о списании топливной карты:

Наименование карты: ______________________
Номер карты: ____________________________
Поставщик: ______________________________
Причина списания: _______________________
Состояние: _____________________________
Остаток средств: _________________________

Подписи:
____________________ (член комиссии) ____________________ (член комиссии)
____________________ (главный бухгалтер) ______________________ (руководитель)

Проводки в 1С: пошаговая инструкция

1. Откройте раздел «Документы – Расходные операции» и выберите «Акт списания» (или «Требование‑накладная» в зависимости от версии)․
2. Вставьте реквизиты карты, укажите сумму остатка (Очень важно – не забывать о налоговом учёте)․
3. В табличной части документа укажите:
   • Счет 71 «Расчеты с поставщиками» – Дт;
   • Счет 91 «Прочие расходы» – Кт (если списывается как убыток) или счет 19 «Непредвиденные расходы»․
4. Проверьте автоматические проверки (остаток по карте = 0, бюджетное ограничение)․
5. Проведите документ – система сформирует бухгалтерскую проводку и отметит списание в регистре «Топливные карты»․

Подписание, контроль и архивация

После того как все документы подписаны, их необходимо разместить в следующем порядке:

• Внутренний документооборот – оригиналы хранятся в бухгалтерском отделе минимум 5 лет (по требованиям Бюджетного кодекса РФ)․
• Электронные копии загружаются в «Электронный архив бухгалтерии» (если используется)․ При необходимости они предоставляются в контролирующие органы (ФНС, Счетная палата)․

Самое главное помнить, что при проверке налоговой службы отсутствие надлежащих актов может привести к признанию расходов несоответствующими и к восстановлению налога УСН/НДС․

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Списание топливных карт в бюджетном учреждении – процесс, требующий строгого документального оформления и соблюдения бухгалтерских правил․ Следуя представленному чек‑листу, вы избежите ошибок, снизите риски при проверках и обеспечите прозрачность использования бюджетных средств․

Очень важно помнить о необходимости:

• Подготовки полного пакета документов (путевой лист, акт списания, постановление комиссии)․
• Проведения проводок в 1С согласно установленным счетам;
• Согласования со всеми ответственными подразделениями до подписания․
• Архивирования оригиналов и электронных копий минимум 5 лет․

При появлении вопросов рекомендуется обратиться к юристу, специализирующемуся на бюджетном праве, или к внутреннему консультанту по бухгалтерскому учёту․