Правила порядка заполнения
Общие положения
Правильный порядок заполнения документов является важнейшим условием их действительности и юридической силы. Несоблюдение установленных правил может привести к признанию документа недействительным и невозможности его использования для достижения поставленных целей.
Требования к бланкам документов
Бланки документов должны соответствовать установленным формам и образцам. Они могут быть изготовлены как на бумажном носителе, так и в электронном виде. Электронные бланки должны соответствовать требованиям действующего законодательства и иметь электронную подпись.
Порядок заполнения документов
Документы должны заполняться разборчиво, печатными буквами или на пишущей машинке. Все записи должны быть сделаны ручкой с чернилами черного, синего или фиолетового цвета. Запрещается использование карандашей, фломастеров и гелевых ручек.
Исправления в документах допускаются только путем зачеркивания неверной записи и внесения правильной. Исправления должны быть заверены подписью и печатью ответственного лица.
Обязательные реквизиты документов
Все документы должны содержать следующие обязательные реквизиты⁚
- наименование организации (для юридических лиц);
- дату составления;
- регистрационный номер;
- информацию об отправителе и получателе (для писем);
- подпись ответственного лица;
- печать (если она предусмотрена действующим законодательством).
Сроки хранения документов
Каждый документ имеет свой срок хранения, установленный действующим законодательством и внутренними нормативными актами организации. По истечении срока хранения документы подлежат уничтожению в установленном порядке.
Ответственность за нарушение правил порядка заполнения
Несоблюдение правил порядка заполнения документов может привести к административной или даже уголовной ответственности. В частности, за подделку или использование поддельных документов предусмотрено наказание в виде лишения свободы на срок до двух лет.