Списание задолженности по заработной плате – это один из самых
деликатных и регулируемых бухгалтерско‑правовых процессов. Ошибки при
оформлении приказа могут привести к налоговым доначислениям,
проверкам ФНС и конфликтам с сотрудниками. В этой статье мы подробно
разберём, какие нормы необходимо соблюдать, какие документы подготовить
и как правильно составить приказ.

Правовые основания

Списание задолженности по заработной плате регулируется рядом нормативных актов:

• Трудовой кодекс РФ (ст. 236‑238) – определяет порядок выплаты заработной платы и ограничения по её удержанию.
• Федеральный закон № 222‑ФЗ «О бухгалтерском учете» – регулирует учет и списание безнадежных задолженностей.
• Приказ Минфина России от № 183н (ред. от ) – устанавливает порядок списания депонированной заработной платы.
• Постановление Госкомстата РФ от № 88 – даёт методологию расчёта безнадежных долгов.

Когда допускается списание?

Списание возможно лишь при выполнении строгих условий:

1. Задолженность признана безнадежной (истёк срок исковой давности, должник объявлен банкротом, исключён из ЕГРЮЛ и т.п.).
2. Существует официальная служебная записка от руководителя подразделения с обоснованием причины списания.
3. Проведена оценка возможности взыскания (внутренний аудит, юридическая экспертиза);
4. Списание одобрено высшим руководством (директором/генеральным директором) в виде приказа.
5. Все действия задокументированы в бухгалтерском учете в соответствии с формой ИНВ‑22.

Самое главное помнить, что

Списание задолженности по заработной плате без надлежащего юридического обоснования считается нарушением трудового законодательства и может привести к штрафам и компенсационным выплатам.

Очень важно, чтобы ответ был на русском языке

Для юридической точности и последующей проверки документ должен быть составлен полностью на русском языке, без искажений терминологии.

Список обязательных реквизитов приказа

• Шапка организации (наименование, ИНН, ОКПО).
• Номер и дата приказа (пример: «Приказ № 25‑03‑2026 от »).
• Наименование должностного лица, издающего приказ (директор, финансовый директор).
• Текст приказа с указанием:
  • ФИО сотрудника (должника) и его должность.
  • Суммы задолженности (в рублях, прописью и цифрами).
  • Дата возникновения задолженности и причины её возникновения.
  • Основания для признания задолженности безнадежной (ссылка на судебное решение, решение о банкротстве и т.д.).
• Подписи и печати (подпись директора, подпись главного бухгалтера).

Пример приказа (шаблон)

Приказ № ___‑___‑2026 от г.

ГЛАВНОМУ БУХГАЛТЕРУ ООО «Пример» 

и 
ДИРЕКТОРУ ООО «Пример»

ВВЕДЕНИЕ

В соответствии с пунктом 6.2 Приказа Минфина России от № 183н (ред. от ) и
на основании служебной записки от г. № 12/2026,
признанной безнадежной задолженности по заработной плате
сотрудника Иванова И.И., должность – инженер, суммой 350 000 (триста пятьдесят тысяч) рублей,
приказом:

Списать безнадежную задолженность по заработной плате Иванова И.И. в размере 350 000 (триста пятьдесят тысяч) рублей.
Оформить бухгалтерскую проводку Дт 9120 Кт 7030.
Уведомить отдел кадров о прекращении расчётов с указанным сотрудником.
Обеспечить хранение оригиналов документов, подтверждающих безнадежность задолженности, в архиве бухгалтерии сроком не менее 5 лет.

Контроль за исполнением настоящего приказа возлагается на главного бухгалтера.

Генеральный директор ___________/Петров П.П.
Главный бухгалтер ___________/Сидорова А.В.
 

Пошаговая инструкция по подготовке приказа

1. Сбор информации. Получить справку о задолженности из отдела кадров, выписку из бухгалтерии, судебные решения (если есть).
2. Оценка безнадежности. Юрист формирует заключение о невозможности взыскания (истёк срок исковой давности, должник банкрот).
3. Служебная записка. Руководитель подразделения готовит служебную записку с обоснованием списания.
4. Разработка приказа. Главный бухгалтер или юридический отдел составляет приказ согласно шаблону.
5. Согласование. Приказ согласовывается с финансовым директором и юридическим департаментом.
6. Подписание и печать. Приказ подписывается директором и главным бухгалтером, ставится печать организации.
7. Бухгалтерская проводка. Осуществляется запись Дт 9120 (прочие расходы) – Кт 7030 (задолженность перед работниками).
8. Архивирование. Все исходные документы и приказ помещаются в архив бухгалтерии.

Бухгалтерский учет и проводки

Для правильного отражения списания в бухгалтерском учёте необходимо выполнить следующие проводки:

• Дт 9120 «Прочие расходы» – Кт 7030 «Задолженность перед работниками» – списание основной суммы задолженности.
• Если одновременно списывается начисленная, но не выплаченная начисленная премия – используйте субсчета 9121, 7031.
• В случае списания части задолженности с последующим частичным взысканием – оформить корректирующую проводку.

Возможные риски и как их избежать

• Неправильный срок исковой давности. Проверьте даты в судебных решениях, иначе список может быть признан незаконным.
• Отсутствие согласования с юридическим отделом. Это может привести к отставке руководства в случае проверки.
• Неучтённые налоги. При списании необходимо учитывать налог на доходы физических лиц (НДФЛ) – он уже не удерживается, но в бухгалтерском учёте должен быть отражён как «снижение налоговых обязательств».
• Отсутствие подписи главного бухгалтера. При приказе без подписи главного бухгалтера налоговые органы могут отказать в признании списания.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли списать задолженность, если срок исковой давности ещё не истёк?

Нет. По статье 44 Трудового кодекса списание возможно только после признания долга безнадежным, что обычно подтверждается истечением срока исковой давности или судебным решением о банкротстве.

Нужно ли уплачивать НДФЛ при списании?

Если задолженность уже признана безнадежной и не будет выплачена, удержание НДФЛ не происходит. Однако в бухгалтерском учёте необходимо отразить отсутствие налоговых обязательств.

Каким сроком хранится документ о списании?

Согласно Положению о документообороте, документы, связанные с бухгалтерским учётом, хранятся минимум 5 лет.

Правильно оформленный приказ на списание задолженности по заработной
плате защищает компанию от налоговых рисков и демонстрирует
соответствие законодательству. Следуйте изложенным выше рекомендациям,
используйте проверенный шаблон и не пренебрегайте юридическим
согласованием – и процесс пройдёт без проблем.

Если у вас остались вопросы, обратитесь к внутреннему юридическому
отделу или к профессиональному бухгалтеру.