Что такое регистрация исходящих документов?
Регистрация исходящих документов, это процесс присвоения уникального номера документу, отправляемому из организации. Этот номер позволяет отслеживать движение документа и обеспечивает его юридическую силу.
Как правильно заполнить регистрационную карточку исходящего документа?
Для правильного заполнения регистрационной карточки исходящего документа необходимо следовать следующим шагам⁚
- Заполнить поля отправителя. Укажите наименование организации, структурное подразделение и должность сотрудника, который подписывает документ.
- Заполнить поля документа. Укажите дату и номер документа, тип документа (например, письмо, приказ, распоряжение), получателя документа и краткое содержание.
- Заполнить поля отправки. Укажите дату отправки документа, способ отправки (например, почта, курьер, электронная почта) и номер почтового отправления (если есть).
- Присвоить регистрационный номер. Регистрационный номер состоит из индекса дела, номера дела и порядкового номера документа в пределах календарного года. Например⁚ исх. 10-05/250.
- Подписать карточку. Карточка должна быть подписана сотрудником, ответственным за регистрацию документов.
Образец заполнения регистрационной карточки исходящего документа
Поля отправителя⁚
Организация⁚ ООО «Альфа»
Структурное подразделение⁚ Отдел маркетинга
Должность⁚ Начальник отдела маркетинга
Поля документа⁚
Дата⁚ 20.01.2023
Номер⁚ 10-05
Тип документа⁚ Письмо
Получатель⁚ ООО «Бета»
Содержание⁚ Коммерческое предложение на поставку канцелярских товаров
Поля отправки⁚
Дата отправки⁚ 21.01.2023
Способ отправки⁚ Почта России
Номер почтового отправления⁚ 1234567890
Индекс дела⁚ 10
Номер дела⁚ 05
Порядковый номер документа⁚ 250
Регистрационный номер⁚ исх. 10-05/250
Подпись⁚
________________________Иванов И.И.
Заполняя регистрационную карточку исходящего документа в соответствии с этими шагами, вы можете обеспечить правильный учет и контроль за отправляемой корреспонденцией.