Бланки и виды заполнения документа
Что такое бланк?
Бланк ― это специально разработанный шаблон документа‚ который содержит обязательные реквизиты (информационные элементы) и пустые поля для заполнения переменной информацией. Основная цель бланков ― унифицировать и оптимизировать процесс составления и оформления документов.
Виды бланков
В зависимости от назначения и содержания выделяют три основных вида бланков⁚
1. Общий бланк
Используется для оформления приказов‚ протоколов‚ актов‚ справок и других документов‚ не имеющих специфических требований к оформлению. Содержит основные реквизиты организации⁚
- Наименование
- Адрес
- Телефон‚ факс‚ электронная почта
- ИНН‚ КПП
- Банковские реквизиты
2. Бланк письма
Предназначен для оформления исходящей корреспонденции. Помимо общих реквизитов‚ содержит⁚
- Номер и дату документа
- Исходящий номер
- Адресат
- Обращение
- Текст письма
3. Бланк конкретного вида документа
Разрабатывается для оформления документов‚ имеющих особую форму и содержание‚ например⁚
- Заявления
- Договоры
- Трудовые книжки
- Паспорта
Правила заполнения бланков
Заполнение бланков должно соответствовать следующим правилам⁚
- Заполнять бланк следует разборчиво‚ без исправлений и помарок.
- Использовать только чернила черного или синего цвета.
- Сведения вносить только в отведенные для этого поля.
- Заполненные поля не должны выходить за границы отведенного пространства.
- Пустые поля‚ не подлежащие заполнению‚ прочеркивать.
- Даты заполнять цифрами арабскими.
- Подпись и печать проставлять в специально отведенных местах.
Преимущества использования бланков
Использование бланков обеспечивает ряд преимуществ⁚
- Унификация оформления документов‚ упрощение процесса их обработки.
- Экономия времени и средств на оформление.
- Повышение юридической силы документов.
- Исключение ошибок и неточностей.