Цель и назначение журнала учета сейфов
Журнал учета сейфов является официальным документом, который предназначен для регистрации, учета и контроля за сейфами, находящимися в распоряжении организации. Он позволяет вести учет движения сейфов, их состояния и ответственных лиц, а также осуществлять контроль за их использованием.
Форма журнала учета сейфов
Форма журнала учета сейфов не установлена законодательно, поэтому организации могут разработать ее самостоятельно с учетом специфики своей деятельности. Тем не менее, журнал должен содержать следующие обязательные сведения⁚
- порядковый номер записи;
- дата записи;
- марка и тип сейфа;
- инвентарный номер сейфа;
- место установки сейфа;
- ответственное лицо за сейф;
- состояние сейфа;
- отметки о передаче или списании сейфа;
- подпись ответственного лица.
Порядок заполнения журнала учета сейфов
Журнал учета сейфов заполняется ответственным лицом, назначенным приказом руководителя организации. Записи в журнал вносятся по мере поступления сейфов, их перемещения, передачи или списания.
При заполнении журнала необходимо указывать следующие сведения⁚
- Порядковый номер записи присваивается каждому сейфу в хронологическом порядке.
- Дата записи соответствует дате поступления, перемещения, передачи или списания сейфа.
- Марка и тип сейфа указываются в соответствии с техническим паспортом.
- Инвентарный номер сейфа присваивается при поступлении сейфа на баланс организации.
- Место установки сейфа указывается с точным адресом и помещением, где установлен сейф.
- Ответственное лицо за сейф назначается приказом руководителя организации.
- Состояние сейфа указывается на момент осмотра.
- Отметки о передаче или списании сейфа вносятся с указанием даты и причины передачи или списания.
- Подпись ответственного лица подтверждает правильность и полноту внесенных сведений.
Хранение и контроль журнала учета сейфов
Журнал учета сейфов хранится в месте, недоступном для посторонних лиц. Контроль за его ведением осуществляется ответственным лицом, назначенным приказом руководителя организации.
Регулярно, не реже одного раза в год, журнал учета сейфов подлежит проверке с целью выявления соответствия его записей фактическому положению дел. По результатам проверки оформляется акт, который подписывается проверяющим лицом и ответственным за ведение журнала лицом.
Журнал учета сейфов является важным документом, который позволяет вести учет, контроль и обеспечивать сохранность сейфов, находящихся в распоряжении организации. Его правильное ведение обеспечивает прозрачность и ответственность при обращении с сейфами, а также способствует их эффективному использованию.