Журнал распоряжений является важным документом, который используется для регистрации и учета распоряжений, выдаваемых руководителем организации. Правильное заполнение журнала распоряжений обеспечивает прозрачность и подотчетность в управлении организацией.
Структура журнала распоряжений
Журнал распоряжений состоит из следующих граф⁚
- № п/п ─ порядковый номер записи.
- Дата ─ дата выдачи распоряжения.
- Регистрационный номер ─ уникальный номер, присвоенный распоряжению.
- Содержание распоряжения — краткое изложение содержания распоряжения.
- Исполнитель ─ сотрудник или структурное подразделение, ответственное за исполнение распоряжения.
- Срок исполнения — дата, до которой распоряжение должно быть исполнено.
- Отметка об исполнении ─ подпись исполнителя и дата исполнения распоряжения.
Порядок заполнения журнала распоряжений
1. Регистрация распоряжения. При получении распоряжения секретарь регистрирует его в журнале распоряжений, присваивая ему уникальный регистрационный номер;
2. Заполнение граф. Секретарь заполняет следующие графы⁚ дата, регистрационный номер, содержание распоряжения, исполнитель, срок исполнения.
3. Контроль исполнения. Секретарь контролирует сроки исполнения распоряжений и напоминает исполнителям о необходимости своевременного выполнения поставленной задачи.
4. Отметка об исполнении. После исполнения распоряжения исполнитель расписывается в графе «Отметка об исполнении» и указывает дату исполнения.
Образец заполнения журнала распоряжений
| № п/п | Дата | Регистрационный номер | Содержание распоряжения | Исполнитель | Срок исполнения | Отметка об исполнении |
|—|—|—|—|—|—|—|
| 1 | 01.01.2023 | Р-001 | Провести инвентаризацию складского помещения | Отдел логистики | 15.01.2023 | 15.01.2023 |
| 2 | 05.01.2023 | Р-002 | Подготовить отчет о доходах и расходах за декабрь 2022 года | Бухгалтерия | 10.01.2023 | 10.01.2023 |
| 3 | 10.01.2023 | Р-003 | Организовать совещание по вопросам развития организации | Отдел маркетинга | 15.01;2023 | 15.01.2023 |
Значение журнала распоряжений
Журнал распоряжений имеет большое значение для управления организацией, поскольку⁚
- Обеспечивает учет и контроль за распоряжениями, издаваемыми руководителем.
- Документирует процесс исполнения распоряжений и повышает прозрачность управления.
- Помогает в разрешении спорных ситуаций и в поиске необходимой информации.
- Служит доказательством надлежащего исполнения обязанностей руководителем и сотрудниками организации.