Номенклатура дел, это систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, книг, журналов, заводимых в организации. Она необходима для упорядочения документов, обеспечения их сохранности и быстрого поиска.
Порядок заполнения номенклатуры дел
Номенклатура дел заполняется в следующем порядке⁚
1. Титульный лист. На титульном листе указываются⁚ название организации, год составления номенклатуры, должности и ФИО лиц, ответственных за ее составление и утверждение.
2. Разделы и подразделы. Номенклатура делится на разделы и подразделы в соответствии со структурой организации и содержанием документов. Разделы объединяют дела по видам деятельности, подразделы — по конкретным направлениям работы.
3. Индекс дела. Индекс дела — это уникальный номер, присваиваемый каждому делу. Индекс состоит из трех частей⁚ код структурного подразделения, код раздела и порядковый номер дела.
4. Заголовок дела. Заголовок дела должен быть кратким и точным, отражать содержание документов, входящих в дело.
5. Количество дел. В этой графе указывается количество дел (томов или частей), образуемых в течение года.
6. Срок хранения дела. Срок хранения дела определяется в соответствии с Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности организаций, с указанием сроков их хранения (утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236).
7. Примечание. В этой графе указываются дополнительные сведения о деле, например, об особенностях его формирования или хранения.
Ответственность за заполнение номенклатуры дел
Ответственность за составление и ведение номенклатуры дел возлагается на руководителя организации. Он назначает ответственного за делопроизводство сотрудника, который непосредственно занимается ее заполнением.
Утверждение номенклатуры дел
Номенклатура дел должна быть утверждена руководителем организации. После утверждения она является обязательным документом для всех структурных подразделений.
Изменение и дополнение номенклатуры дел
В течение года в номенклатуру дел могут вноситься изменения и дополнения. Это может быть связано с изменениями в структуре организации, содержании документов или сроках их хранения. Изменения и дополнения вносятся на основании приказа руководителя организации;