Опись ― это документ, содержащий перечень архивных дел, сформированных в ходе деятельности организации. Заполнение описи регламентируется ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов».
Структура описи
Опись состоит из следующих разделов⁚
— титульный лист;
— сведения о компании;
— оглавление;
— перечень архивных дел.
Титульный лист
Титульный лист описи содержит следующую информацию⁚
— наименование организации;
— наименование структурного подразделения;
— заголовок описи;
— дата составления;
— количество листов в описи;
— подпись составителя описи и дата ее заверения.
Сведения о компании
В разделе «Сведения о компании» указываются⁚
— полное наименование организации;
— юридический адрес;
— ОГРН;
— ИНН;
— КПП;
— контактные данные (телефон, адрес электронной почты).
Оглавление
В оглавлении перечисляются все разделы описи с указанием номеров страниц.
Перечень архивных дел
Перечень архивных дел составляется в виде таблицы, в которой указываются следующие сведения⁚
— порядковый номер архивного дела;
— индекс архивного дела;
— заголовок архивного дела;
— крайние даты документов, включенных в архивное дело;
— количество листов в архивном деле;
— срок хранения архивного дела;
— примечания (при наличии).
Подробное описание сведений о каждом архивном деле
Порядковый номер архивного дела
Порядковый номер присваивается каждому архивному делу в пределах описи.
Индекс архивного дела
Индекс архивного дела ⎻ это условное обозначение, которое присваивается каждому архивному делу в соответствии с номенклатурой дел организации.
Заголовок архивного дела
Заголовок архивного дела должен отражать фактическое содержание документов, включенных в него. В заголовке указывается вид документа, автор документа, адресат документа, краткое содержание документа.
Крайние даты документов, включенных в архивное дело
Крайние даты документов, включенных в архивное дело, указываются в хронологическом порядке. Первая дата ― дата самого раннего документа, последняя дата ⎻ дата самого позднего документа.
Количество листов в архивном деле
Количество листов в архивном деле указывается по результатам подсчета всех листов, включенных в дело.
Срок хранения архивного дела
Срок хранения архивного дела устанавливается в соответствии с номенклатурой дел организации;
Примечания
В примечаниях указывается дополнительная информация об архивном деле, например, о наличии копий документов, о дефектах документов и т.д.
Заполнение описи в электронном виде
Опись может быть заполнена как в бумажном, так и в электронном виде. При заполнении описи в электронном виде необходимо использовать программное обеспечение, которое позволяет создавать и редактировать документы в формате PDF.
Хранение описи
Опись хранится в архиве организации вместе с архивными делами, описанными в ней. Срок хранения описи устанавливается в соответствии с номенклатурой дел организации.