Паспорт архива⁚ бланк и руководство по заполнению
Паспорт архива является важным документом, содержащим подробную информацию об архиве, его фондах, документах и других аспектах его деятельности. Заполнение паспорта архива требует тщательного внимания и точности, поскольку он служит официальным отчетом о состоянии архива.
Бланк паспорта архива
Бланк паспорта архива обычно предоставляется уполномоченным государственным органом или отраслевой ассоциацией. Он содержит разделы для различных видов информации, включая⁚
- Общие сведения об архиве
- Ведомость фондов
- Статистические данные
- Описание помещений и оборудования
- Персонал архива
Руководство по заполнению паспорта архива
Общие сведения об архиве
- Название архива⁚ Полное официальное название архива.
- Юридический адрес⁚ Официальное зарегистрированное местонахождение архива.
- Контактная информация⁚ Номера телефонов, адреса электронной почты и веб-сайты архива.
- История⁚ Краткая история создания и развития архива.
- Миссия и цели⁚ Заявление о миссии архива и его основных целях.
Ведомость фондов
- Название фонда⁚ Название фонда, который представляет собой совокупность документов, созданных одним создателем или относящихся к одной теме.
- Номер фонда⁚ Уникальный номер, присвоенный фонду.
- Даты существования создателя⁚ Даты, в течение которых создатель фонда был активен.
- Объем фонда⁚ Количество единиц хранения, содержащихся в фонде.
- Состояние фонда⁚ Оценка состояния фонда (например, хорошо сохранившийся, поврежденный).
Статистические данные
- Количество единиц хранения⁚ Общее количество единиц хранения, хранящихся в архиве.
- Единицы хранения по категориям⁚ Разбивка единиц хранения по типам документов (например, документы, книги, карты).
- Посещаемость архива⁚ Количество посетителей архива за определенный период времени.
- Использование документов⁚ Количество единиц хранения, использованных посетителями за определенный период времени.
Описание помещений и оборудования
- Площадь помещений⁚ Общая площадь помещений архива.
- Условия хранения⁚ Описание условий хранения документов, таких как температура, влажность и уровень освещенности.
- Оборудование⁚ Перечень оборудования, используемого в архиве, такого как стеллажи, сейфы и сканеры.
Персонал архива
- Количество сотрудников⁚ Общее количество сотрудников, работающих в архиве.
- Квалификация сотрудников⁚ Уровни образования и опыт сотрудников архива.
- Функции сотрудников⁚ Описание основных функций и обязанностей сотрудников архива.
Советы по заполнению паспорта архива
- Используйте полные и точные данные.
- Заполняйте все разделы, даже если какая-либо информация недоступна.
- Будьте последовательны в использовании терминологии и формата.
- Проверьте орфографию и грамматику.
- По возможности приложите сопроводительные документы, такие как копии сертификатов или лицензий.
Заполнение паспорта архива является важным шагом в обеспечении точной и полной записи о состоянии архива. Следуя приведенному здесь руководству и используя стандартный бланк, организации могут создать эффективный паспорт архива, который будет служить ценным инструментом для управления архивом и доступа к нему.