Цель
Журнал регистрации справок используется для учета справок, выдаваемых сотрудникам организации.
Ответственный сотрудник
За ведение журнала назначается ответственный сотрудник, обычно это сотрудник кадровой службы или секретарь.
Формат журнала
Журнал может быть в бумажном или электронном виде.
Порядок заполнения
Бумажный журнал⁚
1. Заполните шапку журнала⁚ наименование организации, наименование журнала, период ведения.
2. Табличная часть журнала включает следующие графы⁚
⏤ № п/п
⏤ Дата выдачи
⏤ Вид справки
⎯ Основание выдачи
⎯ Кому выдана
⏤ Дата возврата
⎯ Подпись
Электронный журнал⁚
1. Создайте электронный документ с таблицами.
2. Заполните шапку журнала как в бумажном варианте.
3. Табличная часть также соответствует бумажному варианту.
Порядок регистрации
1. При выдаче справки сотруднику ответственный сотрудник регистрирует ее в журнале и указывает всю необходимую информацию.
2. Сотрудник, получивший справку, расписывается в графе «Подпись».
3. При возврате справки сотрудником ответственный сотрудник указывает дату возврата в соответствующей графе.
Хранение журнала
Журнал регистрации справок хранится в течение установленного срока, обычно это 5 лет. После истечения срока хранения его уничтожают в установленном порядке.
Образец заполнения
Бумажный журнал⁚
| № п/п | Дата выдачи | Вид справки | Основание выдачи | Кому выдана | Дата возврата | Подпись |
|—|—|—|—|—|—|—|
| 1 | 01.02.2023 | Справка о доходах | Заявление сотрудника | Иванов И.И. | | |
| 2 | 05.02.2023 | Справка для военкомата | Повестка | Петров П.П. | 07.02.2023 | |
Электронный журнал⁚
Шапка журнала⁚
Наименование организации⁚ ООО «Альфа»
Наименование журнала⁚ Журнал регистрации справок
Период ведения⁚ 01.01.2023 ⏤ 31.12.2023
Табличная часть⁚
| № п/п | Дата выдачи | Вид справки | Основание выдачи | Кому выдана | Дата возврата | Подпись |
|—|—|—|—|—|—|—|
| 1 | 01.02.2023 | Справка о доходах | Заявление сотрудника | Иванов И.И. | | |
| 2 | 05.02.2023 | Справка для военкомата | Повестка | Петров П.П. | 07.02.2023 | |