Журнал внутренних документов⁚ образец заполнения
Цель журнала
Журнал внутренних документов — это учетный документ, который служит для регистрации и контроля движения внутренних документов организации. Он обеспечивает сохранность и упорядоченное хранение документов, а также позволяет быстро найти нужный документ.
Порядок ведения журнала
Журнал внутренних документов ведется в произвольной форме, но с обязательным соблюдением следующих правил⁚
— Журнал должен иметь обложку, на которой указывается наименование организации, название журнала, период времени, который он охватывает.
— Журнал должен быть пронумерован, прошнурован и скреплен печатью организации.
— Записи в журнале должны производиться в хронологическом порядке, без пропусков и подчисток.
— Каждой записи присваивается порядковый номер.
— Записи в журнале должны быть сделаны четко и разборчиво, чернилами или шариковой ручкой.
— В журнале должны указываться следующие данные⁚
ー дата поступления документа;
ー номер документа;
ー наименование документа;
⎯ от кого получен документ;
⎯ кому направлен документ;
⎯ краткое содержание документа;
⎯ срок исполнения документа;
⎯ отметка об исполнении документа.
Ответственные лица
За ведение журнала внутренних документов отвечает секретарь или другой сотрудник, назначенный приказом руководителя организации.
Хранение журнала
Журнал внутренних документов хранится в течение пяти лет после его окончания.
Образцы заполнения журнала
Образец 1
| Номер | Дата поступления | Номер документа | Наименование документа | От кого получен | Кому направлен | Краткое содержание | Срок исполнения | Отметка об исполнении |
|—|—|—|—|—|—|—|—|—|
| 1 | 01.01.2023 | ВН-123 | Приказ о назначении на должность | Генеральный директор Иванов И.И. | Петров П.П. | Назначение Петрова П.П. на должность начальника отдела продаж | 05.01.2023 | Исполнено 05.01.2023 |
| 2 | 02.01.2023 | ВН-124 | Служебная записка | Петров П.П. | Иванов И.И. | Предложение о повышении заработной платы сотрудникам отдела продаж | 10.01.2023 | Исполнено 08.01.2023 |
| 3 | 03.01.2023 | ВН-125 | Договор на поставку товаров | ООО «Поставщик» | Иванов И.И. | Договор поставки товаров на сумму 1 000 000 рублей | 15.01.2023 | Исполнено 12.01.2023 |
Образец 2
| Дата | Номер | От кого | Кому | Документ | Срок | Отметка об исполнении |
|—|—|—|—|—|—|—|
| 01.01.2023 | 1 | Иванов И.И. | Петров П.П. | Приказ о назначении на должность | 05.01.2023 | Исполнено 05.01.2023 |
| 02.01.2023 | 2 | Петров П.П. | Иванов И.И. | Служебная записка | 10.01.2023 | Исполнено 08.01.2023 |
| 03.01.2023 | 3 | ООО «Поставщик» | Иванов И.И. | Договор на поставку товаров | 15.01.2023 | Исполнено 12.01.2023 |