Протокол ‒ это официальный документ, который фиксирует ход и результаты собраний, совещаний, заседаний и других мероприятий.
Бланки протоколов
Бланки протоколов могут быть⁚
1. На бумажном носителе
Бланки на бумажном носителе используются для заполнения от руки. Они должны содержать следующие реквизиты⁚
- Название организации
- Вид документа (Протокол)
- Номер и дата протокола
- Место проведения мероприятия
- Перечень участников мероприятия
- Повестка дня
- Ход мероприятия
- Принятые решения
- Подписи председателя и секретаря
2. Электронные
Электронные бланки заполняются в специальных программах (например, Microsoft Word). Они могут содержать те же реквизиты, что и бумажные бланки, а также дополнительные функции, такие как⁚
- Автоматическое нумерование
- Вставка изображений и таблиц
- Проверка орфографии и грамматики
Правила заполнения
При заполнении протокола необходимо соблюдать следующие правила⁚
1. Точность и полнота
В протоколе должны быть отражены все основные моменты обсуждения и принятые решения. Не допускается искажение или умолчание информации.
2. Объективность
Протокол должен быть объективным и непредвзятым. В нем следует излагать факты без личных оценок и комментариев.
3. Лаконичность
Протокол должен быть максимально лаконичным и не содержать излишних подробностей.
4. Ясность
Протокол должен быть написан понятным и доступным языком. Использовать сложные термины и сокращения следует по минимуму.
5. Оформление
Протокол должен быть оформлен в соответствии с установленными требованиями⁚
- Шрифт⁚ Times New Roman или Arial, размер 12-14 пунктов
- Межстрочный интервал⁚ 1,5-2
- Поля⁚ не менее 2 см со всех сторон
- Нумерация страниц⁚ внизу каждой страницы
Советы
1. Подготовка к заполнению
Перед заполнением протокола рекомендуется ознакомиться с повесткой дня и материалами мероприятия. Это позволит лучше понять суть обсуждаемых вопросов и сделать протокол более содержательным.
2. Запись хода мероприятия
Во время мероприятия делайте краткие записи по ключевым вопросам обсуждения. Это поможет вам восстановить ход мероприятия при заполнении протокола.
3. Консультация с председателем
Если у вас возникли вопросы по заполнению протокола, обратитесь за консультацией к председателю мероприятия. Он сможет разъяснить вам неясные моменты и дать рекомендации.
4. Хранение и доступ к протоколу
Протоколы являются важными документами, поэтому их необходимо хранить в надежном месте. Доступ к протоколам должен быть ограничен для лиц, не имеющих на это полномочий.