Книга регистрации документов⁚ образец заполнения
Цель и область применения
Книга регистрации документов служит для учета всех поступающих и отправляемых документов в организации, контроля их прохождения и обеспечения их сохранности․ Она применяется во всех структурных подразделениях организации, в которых ведется делопроизводство․
Форма книги регистрации документов
Форма книги регистрации документов не регламентирована законодательно, поэтому организация может разработать ее самостоятельно, исходя из своих потребностей и специфики деятельности․ Однако существуют общепринятые реквизиты, которые должны содержаться в книге⁚
- Название организации
- Наименование книги
- Период регистрации
- Графы для регистрации документов
- Подписи ответственных лиц
Правила заполнения книги регистрации документов
1․ Входящие документы
- При поступлении входящего документа в организации ему присваивается порядковый номер․
- В графе «Дата поступления» указывается дата получения документа․
- В графе «От кого поступил» указывается наименование организации или ФИО отправителя․
- В графе «Вид документа» указывается тип документа (письмо, приказ, договор и т․д․)․
- В графе «Краткое содержание» кратко излагается основное содержание документа․
- В графе «Исполнитель» указывается структурное подразделение или сотрудник, которому поручено исполнение документа․
- В графе «Срок исполнения» указывается срок, установленный для исполнения документа․
- В графе «Отметка об исполнении» делается отметка об исполнении документа с указанием даты и номера исполненного документа․
2․ Исходящие документы
- При отправлении исходящего документа в организации ему присваивается порядковый номер․
- В графе «Дата отправления» указывается дата отправки документа․
- В графе «Кому отправлен» указывается наименование организации или ФИО получателя․
- В графе «Вид документа» указывается тип документа (письмо, приказ, договор и т․д․)․
- В графе «Краткое содержание» кратко излагается основное содержание документа․
- В графе «Ответственный за отправку» указывается структурное подразделение или сотрудник, ответственный за отправку документа․
- В графе «Отметка об отправке» делается отметка об отправке документа с указанием способа отправки (почта, курьер и т․д․)․
Ответственность за ведение книги регистрации документов
Ответственность за ведение книги регистрации документов возлагается на секретаря или другого сотрудника, назначенного приказом руководителя организации․ Сотрудник, ответственный за ведение книги, должен⁚
- Обеспечивать своевременную регистрацию всех поступающих и отправляемых документов․
- Следить за правильностью заполнения граф книги․
- Контролировать соблюдение сроков исполнения документов․
- Осуществлять хранение книги в соответствии с установленными требованиями․
Хранение книги регистрации документов
Книга регистрации документов хранится в течение установленного срока, который определяется приказом руководителя организации․ После истечения срока хранения книга передается в архив организации․