Для чего нужна книга учета архива?
Книга учета архива — это официальный документ, в котором фиксируется поступление и выбытие архивных документов. Она необходима для обеспечения сохранности и учета архивных документов, а также для предоставления информации о них пользователям архива.
Форма книги учета архива
Форма книги учета архива утверждена Приказом Росархива от 18.01.2018 № 11. Она состоит из следующих разделов⁚
- Титульный лист
- Журнал учета поступления документов
- Журнал учета выбытия документов
- Справочник организаций и лиц, передавших документы в архив
- Справочник организаций и лиц, получивших документы из архива
Как заполнять книгу учета архива?
Книга учета архива заполняется вручную чернилами или с помощью технических средств. Записи в книге делаются в хронологическом порядке. Каждая запись должна содержать следующую информацию⁚
- Дата поступления или выбытия документов
- Наименование организации или лица, передавшего или получившего документы
- Количество поступивших или выбывших документов
- Номера и даты описи документов
Хранение книги учета архива
Книга учета архива хранится в архиве постоянно. Она должна быть прошита, пронумерована и скреплена подписью руководителя архива и печатью организации.
Образец заполнения книги учета архива
Ниже представлен образец заполнения книги учета архива⁚
Титульный лист
- Название организации
- Наименование архива
- Номер книги
- Дата начала и окончания ведения книги
Журнал учета поступления документов
| Дата поступления | Наименование организации или лица, передавшего документы | Количество поступивших документов | Номера и даты описи документов |
|—|—|—|—|
| 01.01.2023 | ООО «Ромашка» | 10 | 1, от 01.01.2023 |
| 02.02.2023 | ИП Иванов И.И. | 5 | 2, от 02.02.2023 |
Журнал учета выбытия документов
| Дата выбытия | Наименование организации или лица, получившего документы | Количество выбывших документов | Номера и даты описи документов |
|—|—|—|—|
| 03.03.2023 | ООО «Василек» | 3 | 3, от 03.03.2023 |
| 04.04.2023 | Петров П.П. | 2 | 4, от 04.04.2023 |
Справочник организаций и лиц, передавших документы в архив
| Наименование организации или лица | Адрес | Телефон | E-mail |
|—|—|—|—|
| ООО «Ромашка» | г. Москва, ул. Ленина, д. 1 | +7 (495) 123-45-67 | info@romashka.ru |
| ИП Иванов И.И. | г. Москва, ул. Мира, д. 2 | +7 (916) 123-45-67 | ivanov@mail.ru |
Справочник организаций и лиц, получивших документы из архива
| Наименование организации или лица | Адрес | Телефон | E-mail |
|—|—|—|—|
| ООО «Василек» | г. Москва, ул. Пушкина, д. 3 | +7 (495) 765-43-21 | vasilek@mail.ru |
| Петров П.П. | г. Москва, ул. Горького, д. 4 | +7 (985) 123-45-67 | petrov@gmail.com |