Цель и назначение исходящего журнала
Исходящий журнал является обязательным документом учета для всех организаций и предприятий. Он предназначен для регистрации исходящей корреспонденции, которая направляется из организации в различные инстанции или другим организациям.
Структура и порядок заполнения исходящего журнала
Исходящий журнал состоит из следующих обязательных разделов⁚
1. Заголовочная часть
- Наименование организации
- Номер и дата начала ведения журнала
- Номер и дата окончания ведения журнала
2. Регистрационные графы
- Дата ‒ дата отправки корреспонденции
- Регистрационный номер ⏤ порядковый номер входящего документа
- Отправлено ‒ наименование организации или Ф.И.О. получателя
- Вид документа ‒ тип исходящей корреспонденции (письмо, факс, электронное сообщение и т.д.)
- Тема ‒ краткое описание содержания корреспонденции
- Количество листов ⏤ количество листов, прилагаемых к корреспонденции
- Подпись ‒ подпись ответственного лица
Правила заполнения исходящего журнала
- Заполнение журнала производится в хронологическом порядке.
- Каждому исходящему документу присваивается уникальный регистрационный номер.
- Все графы должны быть заполнены разборчиво и полностью.
- Исправления в журнале не допускаются. В случае ошибки необходимо сделать пометку «Аннулировано» и зарегистрировать документ заново.
- Журнал должен храниться в течение установленного срока (как правило, 5 лет).
Пример заполнения исходящего журнала
| Дата | Регистрационный номер | Отправлено | Вид документа | Тема | Количество листов | Подпись |
|—|—|—|—|—|—|—|
| 2023-03-15 | 001 | ООО «Альфа» | Письмо | Запрос коммерческого предложения | 2 | Иванов А.А. |
| 2023-03-17 | 002 | ИП Петров С.И. | Факс | Подтверждение заказа | 1 | Петрова Е.В. |
| 2023-03-20 | 003 | ФНС России | Электронное сообщение | Уведомление о вызове на допрос | 1 | Сидорова М.М. |
| … | … | … | … | … | … | … |
Исходящий журнал является важным документом учета, который позволяет контролировать движение исходящей корреспонденции и обеспечивает сохранность информации о ней. Правильное заполнение и ведение исходящего журнала является обязанностью всех организаций и предприятий, а также позволяет избежать возможных проблем с налоговыми и другими контролирующими органами.