Цель⁚
Журнал исходящей документации позволяет регистрировать и систематизировать все исходящие документы организации, обеспечивая их учет и контроль.
Форма журнала⁚
Установленной формы журнала исходящей документации не существует, однако он должен содержать следующие данные⁚
Обязательные реквизиты⁚
- Номер записи;
- Дата регистрации;
- Индекс исходящего документа;
- Вид документа;
- Тема документа;
- Адресат (получатель);
- Подпись отправителя;
- Отметка об исполнении.
Дополнительно можно включать⁚
- Номер документа по внутреннему документообороту;
- Количество листов документа;
- Количество экземпляров документа;
- Дополнительную информацию (например, ответственные исполнители, способ отправки).
Порядок заполнения⁚
1. Заполняется секретарем или ответственным за делопроизводство сотрудником.
2. При регистрации документа указывается его номер, дата и индекс.
3. Указывается вид документа (письмо, факс, электронное письмо и т.д.).
4. Кратко описывается тема документа.
5. Указывается получатель (полное наименование организации или ФИО физического лица).
6. Ставится подпись отправителя (обычно руководителя организации или уполномоченного сотрудника).
7. После отправки документа ставится отметка об исполнении.
Хранение журнала⁚
Журнал исходящей документации хранится в течение установленного срока (обычно 5 лет).
Преимущества использования журнала исходящей документации⁚
- Контроль и учет исходящих документов;
- Упрощение поиска и предоставления информации;
- Соответствие требованиям законодательства.
Пример заполнения⁚
| Номер записи | Дата регистрации | Индекс документа | Вид документа | Тема документа | Адресат | Подпись отправителя | Отметка об исполнении |
|—|—|—|—|—|—|—|—|
| 1 | 10.01.2023 | 15/01 | Письмо | Заявка на поставку товара | ООО «Альфа» | Иванов И.И. | Отправлено 11.01.2023 |
| 2 | 12.01.2023 | 20/01 | Электронное письмо | Информация о проведении семинара | ООО «Бета» | Петрова П.П. | Отправлено 13.01.2023 |
| 3 | 15.01.2023 | 25/01 | Факс | Приглашение на переговоры | ООО «Гамма» | Сидоров С.С. | Отправлено 16.01.2023 |