При получении официального письма, запроса или претензии крайне важно предоставить своевременный и профессиональный ответ. Чтобы обеспечить ясность и точность, рекомендуется придерживаться следующего образца заполнения ответного письма.
Структура ответного письма
1. Заголовок
- Укажите тип письма (например, «Ответ на запрос», «Ответ на претензию»).
- Датируйте письмо.
- Укажите номер и дату письма, на которое вы отвечаете.
2. Получатель
- Укажите имя, должность и адрес получателя.
- Добавьте вежливое обращение, например, «Уважаемый(ая) [Имя получателя]».
3. Вступительный абзац
- Поблагодарите получателя за обращение.
- Кратко изложите цель ответного письма.
4. Основной текст
- Рассмотрите вопросы, поднятые в оригинальном письме.
- Изложите свою позицию или предоставьте запрошенную информацию.
- Будьте конкретны, точны и вежливы.
5. Заключительный абзац
- Подтвердите свое намерение выполнить запросы или предпринять дальнейшие действия.
- Выразите готовность ответить на дополнительные вопросы.
6. Сведения об отправителе
- Укажите свое имя, должность, организацию и контактную информацию.
- Подпишите письмо вручную или электронным способом.
Дополнительные рекомендации
- Используйте официальный тон и формат письма.
- Пишите четко и лаконично.
- Проверяйте орфографию и грамматику перед отправкой.
- При необходимости прикрепите дополнительные документы или материалы.
- Отправляйте ответное письмо в течение 30 дней с момента получения оригинального письма.
Пример заполнения
Заголовок⁚
Ответ на запрос информации от 15 января 2023 года
Получатель⁚
Уважаемая Анна Петрова
Менеджер по закупкам
ООО «Техномир»
Вступительный абзац⁚
Благодарю Вас за Ваш запрос от 15 января 2023 года. Я получил Ваше обращение и с удовольствием предоставлю запрошенную информацию.
Основной текст⁚
В ответ на Ваш запрос о ценах на наши программные продукты, пожалуйста, найдите приложенный прайс-лист. Цены указаны в рублях без учета НДС.
Для получения скидок и специальных предложений, пожалуйста, свяжитесь с нами по указанным ниже контактам.
Заключительный абзац⁚
Если у Вас возникнут дополнительные вопросы, пожалуйста, не стесняйтесь обращаться. Мы будем рады помочь Вам.
Сведения об отправителе⁚
С уважением,
Иван Иванов
Менеджер по продажам
ООО «СофтСервис»
+7 (912) 345-67-89
ivan.ivanov@softservice.ru