Стандартный формат письма А4 широко используеться для официальной и деловой переписки. Чтобы обеспечить профессиональный и упорядоченный внешний вид, важно правильно заполнять письма формата А4.
Размеры и поля
- Размер письма должен составлять 210 x 297 мм (8,27 x 11,69 дюйма).
- Поля письма должны быть следующими⁚
- Верхнее и нижнее⁚ 20 мм
- Левое и правое⁚ 25 мм
Разделение письма
Письмо должно быть разделено на несколько четких разделов⁚
1. Заголовок⁚
- Содержит адрес отправителя, дату, адрес получателя и тему письма.
2. Обращение⁚
- Начинается с вежливого обращения, такого как «Уважаемый/ая [Имя получателя]».
3. Вступительный абзац⁚
- Представляет цель письма и кратко излагает основную тему.
4. Основной текст⁚
- Содержит подробную информацию о теме письма.
- Разбивается на четкие абзацы, каждый из которых раскрывает отдельную мысль.
5. Заключительный абзац⁚
- Подводит итог письма и предлагает дальнейшие действия, такие как просьба о встрече или ответ.
6. Подпись⁚
- Содержит отпечатанное имя, должность и подпись.
Форматирование
Шрифт⁚
- Используйте стандартный шрифт, например Times New Roman, Arial или Calibri.
- Размер шрифта должен составлять 12 пунктов.
Абзацы⁚
- Используйте отступ первой строки в 5 пробелов или 1 табуляцию.
- Оставляйте двойной интервал между абзацами.
Выравнивание⁚
- Выровняйте письмо по левому краю.
- Выровняйте заголовок и обращение по центру.
Пример заполнения
Ниже приведен пример заполнения письма формата А4⁚
Заголовок
[Адрес отправителя]
[Дата]
[Адрес получателя]
Тема⁚ [Тема письма]
Обращение
Уважаемый/ая [Имя получателя],
Вступительный абзац
Я пишу вам, чтобы обсудить [тема письма]. Я являюсь представителем компании [название компании] и был бы рад встретиться с вами, чтобы обсудить это подробнее.
Основной текст
В письме подробно излагаются основные моменты, которые необходимо обсудить. Оно может быть разделено на несколько абзацев, каждый из которых раскрывает отдельную мысль.
Заключительный абзац
Спасибо за ваше время и внимание. Я с нетерпением жду возможности обсудить этот вопрос с вами более подробно.
Подпись
С наилучшими пожеланиями,
[Отпечатанное имя]
[Должность]
[Подпись]
Советы
- Проверьте письмо на наличие орфографических и грамматических ошибок.
- Храните письма в электронном виде и в физическом виде для удобства доступа.
- Используйте шаблоны писем для экономии времени и обеспечения единообразия.