Входящая документация играет важную роль в деятельности любой организации. Она является основой для принятия правильных решений и обеспечивает юридическую безопасность. Правильное заполнение входящей документации позволяет обеспечить эффективную обработку и контроль за ней.
Документы, относящиеся к входящей документации
К входящей документации относятся все документы, которые поступают в организацию извне; К ним относятся⁚
- Письма
- Заявления
- Договоры
- Счета
- Акты
- Справки
Заполнение журнала входящей документации
Журнал входящей документации является основным документом, который используется для учета поступивших документов. Он должен быть пронумерован, прошнурован и иметь печать организации. В журнале необходимо заполнять следующие графы⁚
- Номер регистрации
- Дата поступления
- Отправитель
- Получатель
- Краткое содержание
- Подпись ответственного лица
Оформление входящей корреспонденции
Входящая корреспонденция оформляется на бланке организации или на специальном бланке для входящей корреспонденции. На документе должны быть указаны следующие реквизиты⁚
- Название организации
- Адрес
- Телефон
- Электронная почта
- Дата и номер входящего документа
- Отправитель
- Краткое содержание
- Подпись ответственного лица
Пример заполнения входящей документации
Журнал входящей документации
| Номер регистрации | Дата поступления | Отправитель | Получатель | Краткое содержание | Подпись |
|—|—|—|—|—|—|
| 1 | 10.03.2023 | ООО «Иванов и К» | Директор | Предложение о сотрудничестве | Петрова |
Входящая корреспонденция
ООО «Иванов и К»
Адрес⁚ г. Москва, ул. Ленина, д. 1
Телефон⁚ (495) 123-45-67
Электронная почта⁚ info@ivanov.ru
Входящий № 1
от 10.03.2023
Директору ООО «Петров и Ко»
Петрову И.И.
Предложение о сотрудничестве
Уважаемый Иван Иванович!
ООО «Иванов и К» предлагает вам сотрудничество в области поставок канцелярских товаров. Мы являемся одним из ведущих поставщиков в данной отрасли и предлагаем широкий ассортимент товаров по выгодным ценам.
Мы уверены, что наше сотрудничество будет взаимовыгодным.
С уважением,
Директор ООО «Иванов и К»
Иванов А.А.