Служебный документ⁚ образец заполнения
Важность служебных документов
Служебные документы являются неотъемлемой частью делопроизводства‚ обеспечивая прозрачность‚ подотчетность и эффективное общение в организации․ Правильное оформление служебных документов имеет решающее значение для сохранения юридической силы‚ улучшения коммуникации и поддержания профессионального имиджа․
Обязательные реквизиты служебного документа
Согласно государственным стандартам и правилам делопроизводства‚ каждый служебный документ должен содержать следующие обязательные реквизиты⁚
1․ Наименование организации
Наименование организации‚ от имени которой исходит документ‚ указывается в правом верхнем углу․
2․ Название вида документа
Название вида документа пишется прописными буквами по центру строки․ Например‚ «Приказ»‚ «Докладная записка»‚ «Служебная записка»․
3․ Дата документа
Дата документа проставляется в формате «01․01․2023» и указывается под названием вида документа․
4; Регистрационный номер
Регистрационный номер присваивается документу при его регистрации․ Указывается под датой документа в скобках․ Например‚ «(№123/23)»․
5․ Место составления документа
Название города‚ в котором составлен документ‚ указывается после регистрационного номера․
6․ Адресат
Адресатом может быть должностное лицо или организация‚ которому адресован документ․ Указывается в левом верхнем углу или после названия вида документа․
7․ Текст документа
Текст документа должен быть кратким‚ информативным и понятным․ Он структурируется на абзацы и может содержать подзаголовки․
8․ Подпись
Подпись лица‚ ответственного за содержание документа‚ ставится в правом нижнем углу․ Подпись должна быть разборчивой и сопровождаться расшифровкой фамилии‚ инициалов и должности․
9․ Печать
Печать организации проставляется под подписью‚ если это предусмотрено внутренними правилами документооборота․
Дополнительные реквизиты
В зависимости от вида служебного документа могут использоваться дополнительные реквизиты‚ такие как⁚
- Гриф утверждения
- Виза согласования
- Отметка о наличии приложений
- Отметка об исполнителе
Образец заполнения служебного документа
Служебная записка
Наименование организации
Служебная записка
Дата⁚ 01․01․2023
Регистрационный номер⁚ (№123/23)
Место составления⁚ г․ Москва
Директору ООО «Альфа»
Иванову И․И․
от главного бухгалтера
Петровой П․П․
Запрос на приобретение оборудования
В связи с расширением деятельности отдела бухгалтерии прошу Вас рассмотреть вопрос о приобретении следующего оборудования⁚
- Ноутбук ⸺ 2 шт․
- Принтер ⸺ 1 шт․
- Сканер ⸺ 1 шт․
Предполагаемая дата приобретения ‒ 10․01․2023․ Ориентировочная стоимость ⸺ 100 000 рублей․
Прошу Вас выделить необходимые денежные средства на закупку оборудования из резервного фонда․
Приложение⁚
1․ Смета на приобретение оборудования
Исполнитель⁚ Петрова П․П․‚ тел․ 8 (495) 123-45-67
Точное соблюдение требований к оформлению служебных документов является важным аспектом профессионального делопроизводства․ Правильно оформленные документы способствуют эффективному общению‚ сохраняют юридическую силу и поддерживают репутацию организации․