Важность правильного заполнения
Официальное письмо является важным юридическим документом, подтверждающим деятельность организации. Оно используется для различных целей⁚ запросы, уведомления, требования и т.д. Правильно оформленное письмо имеет юридическую силу и может быть использовано в качестве доказательства в суде.
Реквизиты официального письма
Письмо организации должно содержать обязательные реквизиты, установленные ГОСТом⁚
- Наименование организации-отправителя
- Адрес организации
- Номер телефона
- Адрес электронной почты
- Дата составления
- Регистрационный номер
- Подпись руководителя
- Печать организации
Структура и содержание письма
Письмо состоит из трех основных структурных элементов⁚
- Преамбула ⎯ вступительная часть, в которой указывается причина написания письма.
- Основная часть ⎼ изложение сути вопроса, предложения, требования или просьбы.
- Заключительная часть ⎯ подведение итогов, формулировка выводов и просьба о принятии мер.
Образец заполнения официального письма
Ниже приведен пример заполнения официального письма от организации⁚
Общество с ограниченной ответственностью «Альфа»
123456, г. Москва, ул. Ленина, д. 15
Тел.⁚ +7 (495) 123-45-67
E-mail⁚ info@alfa.ru
Исх. № 125/23 от 25.04.2023
Обществу с ограниченной ответственностью «Бета»
123456, г. Москва, ул. Пушкина, д. 10
ПРЕДЛОЖЕНИЕ О СОТРУДНИЧЕСТВЕ
Уважаемый Иван Иванович!
Настоящим письмом выражаем заинтересованность в сотрудничестве с Вашей организацией по вопросам поставки канцелярских товаров.
Наша компания ООО «Альфа» является одним из крупнейших поставщиков канцелярских товаров на территории Российской Федерации. Мы предлагаем широкий ассортимент продукции от ведущих мировых производителей по привлекательным ценам.
Мы уверены, что наше сотрудничество будет взаимовыгодным и позволит Вам оптимизировать расходы на канцелярские товары.
Просим Вас рассмотреть наше предложение и сообщить о Вашем решении в течение 10 рабочих дней.
Надеемся на плодотворное сотрудничество!
Генеральный директор ООО «Альфа»
И.А. Иванов
Советы по заполнению письма
- Используйте официальный бланк организации.
- Указывайте все обязательные реквизиты.
- Соблюдайте деловой стиль письма.
- Излагайте суть вопроса четко и лаконично.
- Проверьте письмо на наличие ошибок перед отправкой.