Заполнение журнала приказов⁚ пошаговая инструкция и образец
Журнал приказов является важным документом в любой организации, в котором фиксируются все издаваемые приказы и распоряжения․ Правильное ведение журнала приказов обеспечивает юридическую силу документов и позволяет быстро найти необходимую информацию․
Пошаговая инструкция по заполнению журнала приказов
1․ Проверка журнала на соответствие требованиям
- Журнал должен быть пронумерован, прошнурован и скреплен печатью организации․
- На титульной странице указывается наименование организации, период регистрации приказов (обычно календарный год) и количество страниц журнала․
2․ Регистрация приказа
- В журнале приказам присваивается порядковый номер, дата издания, краткое содержание, номер и дата регистрации․
- Подпись ответственного лица подтверждает регистрацию приказа․
3․ Запись в журнал
- В журнале указывается номер приказа, дата, краткое содержание, количество листов в приказе, подпись ответственного лица․
- Краткое содержание приказа должно отражать его основную суть и цель․
- Количество листов приказа указывается без учета титульного листа и приложений․
4․ Приложения к приказу
- Если к приказу прилагаются документы, то в журнале указывается количество приложений и их краткое наименование․
5․ Визы ознакомления
- После ознакомления с приказом должностные лица ставят свои подписи в графе «Визы ознакомления»․
- Подпись подтверждает, что должностное лицо ознакомилось с приказом и несет ответственность за его исполнение․
Образец заполнения журнала приказов
| Номер | Дата | Краткое содержание | Количество листов | Приложения | Визы ознакомления |
|—|—|—|—|—|—|
| 1 | 01․01․2023 | О назначении на должность | 1 | — | Иванов, Петров |
| 2 | 05․01․2023 | Об утверждении штатного расписания | 2 | ⎻ | Сидоров, Кузнецов |
| 3 | 10․01․2023 | О предоставлении отпуска | 1 | Справка-вызов | Иванов |
Важные моменты
- Заполнять журнал приказов должен уполномоченный сотрудник организации, как правило, секретарь или специалист кадровой службы․
- Исправления в журнале приказов недопустимы․ Если необходимо внести изменения, то делается дополнительная запись с указанием даты внесения изменений․
- Журнал приказов хранится в течение установленного срока, обычно не менее 5 лет․
Правильное ведение журнала приказов обеспечивает порядок в документообороте организации и помогает избежать ошибок и недоразумений при работе с документами․