Архивная книга: образец заполнения и правила ведения

Архивная книга⁚ образец заполнения

Общая информация

Архивная книга ‒ это специальный документ, в котором фиксируются все данные о документах, хранящихся в архиве. Она представляет собой систематизированный свод сведений о документах, содержащихся в архивном фонде. Заполнение архивной книги осуществляется в соответствии с действующими правилами и нормами.

Форма и структура архивной книги

Форма и структура архивной книги регламентируется законодательством и может варьироваться в зависимости от конкретного архива. Как правило, архивные книги имеют следующий вид⁚

— На обложке указывается название архива, название архивного фонда, номер и название архивной книги.
— Титульный лист содержит информацию о наименовании архива, названии архивного фонда, заголовке архивной книги, даты составления, количество листов.
— Основная часть книги состоит из таблицы, в которую вносятся сведения о каждом документе. Таблица обычно содержит следующие графы⁚
⎯ Инвентарный номер документа.
‒ Дата создания документа.
⎯ Название или заголовок документа.
‒ Автор или адресат документа.
⎯ Формат и объем документа.
⎯ Место хранения документа.
— Заключительная часть книги содержит сведения о лицах, ответственных за ведение книги, дате составления и подписания.

Правила заполнения архивной книги

При заполнении архивной книги необходимо соблюдать следующие правила⁚

— Все записи в книге должны быть аккуратными и разборчивыми.
— Каждому документу присваивается уникальный инвентарный номер.
— Сведения о документе должны быть полными и достоверными.
— Записи в книге должны вестись в хронологическом порядке.
— Исправления и дополнения вносятся аккуратно, с указанием даты внесения.
— Заполненная книга подписывается ответственным лицом и заверяется печатью архива.

Значение и использование архивной книги

Архивная книга имеет важное значение для работы архива. Она позволяет⁚

— Учитывать документы, хранящиеся в архиве.
— Упростить поиск и выдачу документов.
— Контролировать сохранность документов.
— Получать статистические данные о составе и объеме архивного фонда.

Архивная книга является одним из основных документов архива и должна вестись в соответствии с установленными правилами.

Архивная справка организации: образец заполнения Архивная справка организации — это официальный документ, подтверждающий наличие или отсутствие документов в архиве. Узнайте, как правильно заполнить архивную справку и для чего она нужна....
Архивная опись документов Архивная опись - незаменимый помощник в поиске нужных документов. Она систематизирует и облегчает доступ к историческим свидетельствам....
Книга приход-расход: образец заполнения «Узнайте, как правильно заполнять книгу приход-расход, чтобы вести учет денежных операций организации или физического лица. Образец заполнения и практические советы.»...
Книга кладовщика: образец заполнения «Узнайте, как правильно заполнять книгу кладовщика, чтобы обеспечить точный учет материальных ценностей на складе. Образец заполнения и практические советы.»...
Книга сотрудника: образец заполнения «Книга сотрудника — незаменимый инструмент для отслеживания достижений, навыков и отзывов. Узнайте, как создать впечатляющую книгу сотрудника, которая поможет вам выделиться на рынке труда.»...
Книга кассира: образец заполнения «Узнайте, как правильно заполнять книгу кассира, чтобы обеспечить точный учет денежных средств и контроль кассовых операций в вашей организации.»...
Книга учета БСО: образец заполнения Узнайте, как правильно заполнять книгу учета бланков строгой отчетности (БСО), чтобы избежать штрафов и обеспечить корректный учет бланков....
Книга учета выручки: образец заполнения Узнайте, как правильно заполнять книгу учета выручки, чтобы обеспечить точность финансовой отчетности и соответствие налоговым требованиям. Скачайте образец заполнения прямо сейчас!...
Книга продаж: бланк, образец заполнения Узнайте все о книге продаж, включая ее определение, цели, форму и бланк. Повысьте свою бухгалтерскую грамотность и обеспечьте точный учет НДС....
Книга продаж: образец для заполнения Узнайте, как правильно заполнить книгу продаж для учета НДС. Скачайте образец и получите пошаговое руководство по заполнению всех разделов....
Книга движения учащихся: образец заполнения «Узнайте, как книга движения учащихся помогает отслеживать поступление, выбытие и перевод учащихся, обеспечивая бесперебойную работу образовательного учреждения.»...
Книга формы 8: правила заполнения и образец Книга формы 8 - обязательный документ для учета материальных ценностей на предприятиях. Узнайте правила заполнения и порядок ведения книги....