Архивная опись документов является важным справочным документом, который систематизирует информацию о составе и содержании дел, хранящихся в архиве. Корректное заполнение описи позволяет обеспечить оперативный доступ к необходимым документам и облегчает их учет.
Структура и оформление описи
Опись состоит из нескольких разделов, каждый из которых имеет свое назначение⁚
- Титульный лист
- Оглавление
- Учетные данные
- Перечень дел
Титульный лист содержит общие сведения о делах, включенных в опись, и информацию о составителе. Оглавление представляет собой список заголовков дел с указанием номеров страниц, на которых они расположены. Учетные данные включают информацию о количестве дел в описи, сроках их хранения и другие необходимые сведения.
Перечень дел является основным разделом описи. Он содержит систематизированный перечень заголовков дел с указанием для каждого дела следующих данных⁚
- Номер дела
- Дата создания или получения дела
- Название дела
- Количество листов в деле
- Срок хранения дела
Образец заполнения
Ниже приведен образец заполнения архивной описи документов⁚
Титульный лист
Архивная опись документов
Архивного фонда⁚ Администрация городского округа «Город N»
За период с 01.01.2023 по 31.12.2023
Составитель⁚ Иванов И.И., ведущий архивист
Оглавление
1. Протоколы заседаний Совета депутатов ⎻ стр. 3
2. Распоряжения главы Администрации ⏤ стр. 6
3. Приказы по личному составу ⎻ стр. 10
Учетные данные
Количество дел в описи⁚ 15
Срок хранения дел⁚ 5 лет
Перечень дел
| Номер дела | Дата создания | Название дела | Количество листов | Срок хранения |
|—|—|—|—|—|
| 1 | 01.01.2023 | Протоколы заседаний Совета депутатов | 120 | 5 лет |
| 2 | 05.02.2023 | Распоряжения главы Администрации | 80 | 5 лет |
| 3 | 10.03.2023 | Приказы по личному составу | 150 | 5 лет |
Опись документов должна быть составлена четко и разборчиво. Все графы должны быть заполнены в соответствии с требованиями архивных правил. Заполненная опись подписывается составителем и утверждается руководителем организации.