Что такое график документооборота?
График документооборота представляет собой структурированный план, регламентирующий движение и обработку документов в организации. Он устанавливает сроки, ответственных лиц и порядок выполнения операций, связанных с документооборотом.
Зачем нужен график документооборота?
График документооборота служит для⁚
- Установления четкого и последовательного процесса обработки документов.
- Контроля за прохождением документов по организации.
- Уменьшения задержек и ошибок в документообороте.
- Повышения эффективности работы организации.
Как заполнить график документооборота?
Заполнение графика документооборота включает следующие этапы⁚
1. Определение видов документов
Составьте список всех видов документов, которые подлежат обработке в организации.
2. Установление маршрута следования документов
Определите маршрут движения документов, включая последовательность действий и подразделений, участвующих в обработке.
3. Определение сроков обработки
Установите сроки выполнения каждой операции, связанной с документом.
4. Назначение ответственных лиц
Определите ответственных сотрудников за выполнение каждой операции в маршруте движения документа.
5. Документирование графика
Составьте график документооборота в виде схемы или таблицы, отражающей маршрут следования документов, сроки обработки и ответственных лиц.
6. Утверждение графика
График документооборота должен быть утвержден руководством организации.
Образец заполнения графика документооборота
Наименование документа⁚ Счет-фактура
Маршрут следования⁚
- Создание в отделе продаж
- Проверка в бухгалтерии
- Подписание руководителем
- Отправка контрагенту
Сроки обработки⁚
- Создание⁚ 1 день
- Проверка⁚ 2 дня
- Подписание⁚ 1 день
- Отправка⁚ 1 день
Ответственные лица⁚
- Создание⁚ менеджер по продажам
- Проверка⁚ бухгалтер
- Подписание⁚ директор
- Отправка⁚ курьер
Советы по эффективному использованию графика документооборота
- Проводите регулярный пересмотр и обновление графика документооборота для обеспечения его актуальности.
- Обеспечьте доступность графика для всех сотрудников, участвующих в документообороте.
- Контролируйте соблюдение графика и своевременно принимайте меры в случае отклонений от него.
- Используйте автоматизацию для оптимизации процессов документооборота и повышения эффективности.