Книга выдачи документов⁚ образец заполнения
Книга выдачи документов представляет собой официальный документ, используемый для регистрации и учета выдачи документов из организации․ Она является важным инструментом для отслеживания местонахождения документов и обеспечения их сохранности․
Образец заполнения книги выдачи документов
Титульный лист⁚
- Наименование организации
- Название книги⁚ «Книга выдачи документов»
- Номер книги
- Даты начала и окончания использования
Таблица регистрации выдачи документов⁚
| № | Дата выдачи | Должность получателя | ФИО получателя | Наименование документа | Номер документа | Кол-во экз․ | Подпись получателя |
|—|—|—|—|—|—|—|—|
| 1 | 01․01․2023 | Директор | Иванов И․И․ | Приказ об увольнении | 123 | 1 | Иванов И․И․ |
Особенности заполнения⁚
- №⁚ порядковый номер записи․
- Дата выдачи⁚ дата, когда документ был выдан․
- Должность получателя⁚ должность сотрудника, получившего документ․
- ФИО получателя⁚ фамилия, имя и отчество сотрудника, получившего документ․
- Наименование документа⁚ тип документа, который был выдан․
- Номер документа⁚ присвоенный документу номер․
- Кол-во экз․⁚ количество экземпляров документа, которое было выдано․
- Подпись получателя⁚ подпись сотрудника, подтверждающая получение документа․
Советы по ведению книги выдачи документов
- Ведите книгу аккуратно и разборчиво․
- Заполняйте все поля таблицы, не оставляя пробелов․
- Храните книгу в безопасном месте с ограниченным доступом․
- Регулярно проверяйте наличие выданных документов и возвращайте их в архив после использования․
- Убедитесь, что лица, получающие документы, уполномочены на это и несут ответственность за их сохранность․
Использование книги выдачи документов помогает организации поддерживать порядок, отслеживать местонахождение документов и обеспечивать их сохранность․