Лист фонда⁚ образец заполнения для архива
Лист фонда, это документ, в котором содержится обобщенная информация о фонде, его составе и истории․ Лист фонда заполняется в соответствии с требованиями архивного законодательства и служит основой для составления других архивных документов․
Образец заполнения листа фонда
1․ Титульный лист
- Наименование организации-фондообразователя
- Номер фонда
- Дата создания фонда
- Местонахождение фонда (название архива)
2․ Основная часть
- Наименование фонда (на момент создания и последующие переименования)
- Хронологические рамки фонда
- Количество единиц хранения (неописанных, описанных, выбывших)
- Экстремальные даты единиц хранения
- Аннотация содержания фонда
- Сведения о поступлении фонда в архив
- Сведения о выбытии документов из фонда
- Сведения о наличии описей и других учетных документов
3․ Заключительная часть
- Дата заполнения листа фонда
- Подпись ответственного лица
Правила заполнения листа фонда
- Лист фонда заполняется на каждый архивный фонд․
- Все сведения вносятся чернилами или шариковой ручкой․
- Исправления в листе фонда должны быть заверены подписью ответственного лица и печатью архива․
- Лист фонда должен быть прошнурован и подписан руководителем архива․
Значение листа фонда
Лист фонда является важным документом, который позволяет⁚
- Учитывать фонды в архиве
- Определять состав и содержание фондов
- Осуществлять поиск и выдачу документов из фондов
- Составлять другие архивные документы (описи, каталоги, путеводители)
Заполнение листа фонда осуществляется в соответствии с утвержденными правилами и стандартами․ Правильно оформленный лист фонда обеспечивает сохранность и учет архивных документов, облегчает их использование и способствует повышению эффективности работы архива․