Запрос в архив оформляется в письменном виде на бланке организации (для юридических лиц) или от руки (для физических лиц). В запросе должны быть указаны следующие сведения⁚
Для юридических лиц⁚
- Полное наименование организации;
- Адрес организации;
- Контактный телефон организации;
- Электронная почта организации (при наличии);
- ФИО исполнителя запроса;
- Должность исполнителя запроса;
- Контактный телефон исполнителя запроса;
- Электронная почта исполнителя запроса (при наличии).
Для физических лиц⁚
- ФИО заявителя;
- Адрес заявителя;
- Контактный телефон заявителя;
- Электронная почта заявителя (при наличии).
Общая информация для всех запросов⁚
- Наименование архива, в который направляется запрос;
- Адрес архива;
- Тема запроса;
- Цель запроса;
- Поисковые данные (по возможности)⁚
- Фамилия, имя, отчество лица, о котором запрашиваются сведения;
- Даты рождения и смерти (если известны);
- Место рождения и проживания;
- Название учреждения, в котором работал запрашиваемый человек (если известно);
- Даты работы в учреждении (если известны);
- Другие известные сведения, которые могут помочь в поиске запрашиваемой информации.
Запрос должен быть подписан заявителем и скреплен печатью организации (для юридических лиц).
Образец заполнения запроса для юридического лица⁚
_ООО «Компания»_
_Адрес⁚ _ул. Пушкина, д. 10, г. Москва, 123456_
_Телефон⁚ _+7 (495) 123-45-67_
_E-mail⁚ _info@company.ru_
_Директору Государственного архива г. Москвы_
_Иванову И.И._
_Запрос_
_Просим Вас предоставить архивные документы, касающиеся деятельности ООО «Компания» за период с 2010 по 2015 годы. Цель запроса — подготовка отчетности для налоговой инспекции._
_Поисковые данные⁚_
_Копии документов, подтверждающих регистрацию ООО «Компания»;_
_Копии налоговых деклараций за указанный период;_
_Копии бухгалтерских отчетов за указанный период._
_Запрос направлен в целях осуществления законной деятельности ООО «Компания»._
_01.01.2023__Генеральный директор ООО «Компания»_
_Иванов И.И._
_(подпись)_
_(печать)_
Образец заполнения запроса для физического лица⁚
_Иванов Иван Иванович_
_Адрес⁚ _ул. Ленина, д. 20, г. Санкт-Петербург, 198095_
_Телефон⁚ _+7 (921) 123-45-67_
_E-mail⁚ _ivanov@mail.ru_
_Директору Государственного архива г. Санкт-Петербурга_
_Петрову П.П._
_Запрос_
_Прошу Вас предоставить мне архивные документы, касающиеся моего деда, Иванова Сергея Петровича, родившегося в 1920 году в г. Ленинграде. Цель запроса ― составление семейного древа._
_Поисковые данные⁚_
_Копия свидетельства о рождении Иванова С.П.;_
_Копия свидетельства о смерти Иванова С.П.;_
_Копия трудовой книжки Иванова С.П._
_Запрос направлен в целях осуществления личных интересов._
_02.02.2023__Иванов И.И._
_(подпись)_