Журнал учета бланков является важным документом, который помогает отслеживать движение и использование бланков документов․ Правильное заполнение этого журнала имеет решающее значение для обеспечения точности и подотчетности․
Требования к журналу учета бланков
Журнал учета бланков должен соответствовать следующим требованиям⁚
- Быть пронумерован и прошнурован․
- Иметь твердую обложку․
- Содержать следующие графы⁚
- Номер по порядку
- Дата получения
- Наименование и количество полученных бланков
- От кого получены
- Дата выдачи
- Наименование и количество выданных бланков
- Кому выданы
- Остаток на конец дня
Порядок заполнения
Заполнение журнала учета бланков осуществляется в хронологическом порядке․ Каждая запись должна содержать следующую информацию⁚
1․ Номер по порядку
Каждой записи присваивается уникальный порядковый номер․
2․ Дата получения
Указывается дата получения бланков․
3․ Наименование и количество полученных бланков
Указывается наименование бланков, например, «бланк договора» или «бланк счета-фактуры», а также их количество․
4․ От кого получены
Указывается, от кого были получены бланки, например, «от типографии» или «от бухгалтерии»․
5․ Дата выдачи
Указывается дата выдачи бланков․
6․ Наименование и количество выданных бланков
Указывается наименование выданных бланков и их количество․
7․ Кому выданы
Указывается, кому были выданы бланки, например, «отделу продаж» или «сотруднику Иванову»․
8․ Остаток на конец дня
Указывается количество бланков, оставшихся в наличии на конец дня․
Ответственность за заполнение
Лицо, ответственное за ведение журнала учета бланков, должно следить за его точным и своевременным заполнением․ Это лицо должно иметь доступ к информации о получении и выдаче бланков․
Хранение журнала
Журнал учета бланков должен храниться в надежном месте, предотвращающем несанкционированный доступ и повреждение․ Срок хранения журнала определяется внутренними правилами организации․
Правильное ведение журнала учета бланков имеет важное значение для обеспечения подотчетности и контроля за использованием бланков документов․ Соблюдение описанного порядка заполнения журнала позволяет отслеживать движение бланков и предотвращать их несанкционированное использование․