Форма заполнения обложки дела
Обложка дела является важным элементом делопроизводства‚ так как содержит основные сведения о деле и обеспечивает его сохранность. Правильное заполнение обложки позволяет быстро и легко найти необходимое дело в архиве.
При заполнении обложки дела необходимо соблюдать следующие правила⁚
— Использовать только установленную форму. Форма обложки дела утверждена нормативно-методическими документами и имеет определенную структуру.
— Заполнять разборчивым почерком или с помощью печатной машинки. Записи должны быть четкими и легко читаемыми.
— Использовать чернила или тушь черного цвета. Цветные чернила или карандаш не допускаются.
— Заполнять все обязательные реквизиты. К обязательным реквизитам относятся⁚ наименование организации‚ наименование структурного подразделения‚ индекс дела‚ заголовок дела‚ крайние даты дела (тома)‚ количество листов в деле‚ сроки хранения дела.
— Соблюдать единую формулировку заголовка дела. Заголовок должен быть кратким‚ емким и точно отражать содержание дела.
— Указывать правильный индекс дела. Индекс дела представляет собой буквенно-цифровой код‚ который присваивается делу при его заведении.
— Проставлять крайние даты дела. Крайние даты дела указывают на период времени‚ который охватывают документы‚ включенные в дело.
— Указывать количество листов в деле. Количество листов в деле проставляется на основании заверительной надписи дела.
— Соблюдать установленные сроки хранения дела. Сроки хранения дела устанавливаются в соответствии с номенклатурой дел организации.
Образец заполнения обложки дела
Наименование организации⁚ ООО «Ромашка»
Наименование структурного подразделения⁚ Отдел кадров
Индекс дела⁚ 01-02/2023
Заголовок дела⁚ Личные дела сотрудников
Крайние даты дела (тома)⁚ 01.01.2023 ー 31.12.2023
Количество листов в деле⁚ 150
Сроки хранения дела⁚ 75 лет
Значение правильно заполненной обложки дела
Правильно заполненная обложка дела имеет большое значение для эффективного делопроизводства⁚
— Обеспечивает быстрый и легкий поиск нужного дела. По обложке дела можно быстро определить его содержание‚ что значительно сокращает время на поиск нужных документов.
— Предотвращает потерю или порчу дела. Обложка защищает дело от механических повреждений и попадания влаги.
— Упрощает передачу дела в архив. Правильно заполненная обложка позволяет легко идентифицировать дело и определить его место хранения в архиве.
Таким образом‚ соблюдение правил заполнения обложки дела является важным условием для обеспечения сохранности и доступности документов‚ а также для эффективной организации делопроизводства.