Назначение регистрационного журнала
Регистрационный журнал является обязательным документом для всех организаций и индивидуальных предпринимателей, ведущих учет поступающих и исходящих документов. Он предназначен для учета и регистрации всех входящих и исходящих документов, а также служит доказательством факта отправки или получения документа.
Порядок оформления регистрационного журнала
1. Обложка. На обложке журнала указывается⁚
― наименование организации или ФИО индивидуального предпринимателя;
⎼ вид журнала (входящий или исходящий);
― дата начала ведения журнала;
⎼ срок хранения (в соответствии с законодательством).
2. Титульный лист. На титульном листе содержатся⁚
― наименование организации или ФИО индивидуального предпринимателя;
― вид журнала;
⎼ дата начала ведения журнала;
⎼ количество листов в журнале;
― ФИО ответственного лица и его должность.
3; Графы журнала. В регистрационном журнале должны быть предусмотрены следующие графы⁚
― порядковый номер записи;
― дата и время регистрации документа;
― номер документа;
― дата документа;
― от кого поступил или кому направлен документ;
⎼ краткое содержание документа;
⎼ количество листов документа;
⎼ исполнитель;
― отметка об исполнении (дата и подпись исполнителя).
4. Нумерация, прошивка и печать. Журнал должен быть пронумерован, прошнурован и скреплен печатью организации или индивидуального предпринимателя (при наличии).
Порядок ведения регистрационного журнала
1. Все входящие и исходящие документы должны быть зарегистрированы в журнале в день их поступления или отправки.
2. Регистрация документов производится в хронологическом порядке.
3. Каждому документу присваивается порядковый номер.
4. В журнале указывается краткое содержание документа, чтобы можно было легко идентифицировать его.
5. После регистрации документа в журнале на нем проставляется отметка о регистрации с указанием даты, номера и подписи ответственного лица.
6. Ответственное лицо обязано контролировать своевременность и полноту регистрации документов.
7. Журнал должен храниться в надежном месте и быть доступен для сотрудников организации или индивидуального предпринимателя.
Ответственность за ведение регистрационного журнала
Ответственность за ведение регистрационного журнала несет ответственное лицо, назначенное приказом руководителя организации или индивидуального предпринимателя. В случае ненадлежащего ведения журнала ответственное лицо может быть привлечено к дисциплинарной ответственности.