Заполнение авансового отчета новой формы
После возвращения из командировки или выполнения других служебных поручений сотрудник должен отчитаться о потраченных средствах, полученных в качестве аванса․ Для этого необходимо составить авансовый отчет․ Рассмотрим порядок заполнения этого документа․
Бланк авансового отчета
Авансовый отчет составляется по форме АО-1, утвержденной Приказом Минфина РФ от 31․10․2000 № 94н․ Бланк отчета можно скачать на сайте ФНС России или в бухгалтерских справочниках․
Сроки сдачи отчета
Сотрудник должен сдать авансовый отчет в бухгалтерию в течение 3 рабочих дней с момента возвращения из поездки или выполнения поручения․
Порядок заполнения
1․ Титульный лист
- Название организации (указывается сокращенное наименование)․
- Период, за который составляется отчет (например, «с 01․05․2023 по 31․05․2023»)․
- Должность и ФИО сотрудника, получившего аванс․
2․ Раздел 1 «Расход денежных средств и авансовые расчеты с подотчетным лицом»
В этом разделе указывается информация о получении и расходовании аванса⁚
- Дата и номер расходного кассового ордера, по которому получен аванс․
- Сумма полученного аванса․
- Дата и номер авансового отчета․
- Остаток или перерасход по авансовому отчету за предыдущий период (при наличии)․
- Расход денежных средств по авансовому отчету․
3․ Раздел 2 «Расшифровка расходов»
В этом разделе приводится подробный перечень расходов, понесенных сотрудником⁚
- Наименование расхода (например, «проезд», «проживание», «питание»)․
- Сумма расхода․
- Дата совершения расхода․
- Номер и дата первичных документов, подтверждающих расход (например, билетов, чеков)․
4․ Подтверждающие документы
К авансовому отчету необходимо приложить оригиналы или копии подтверждающих документов (чеки, билеты, счета-фактуры)․ Документы должны быть скреплены в хронологическом порядке и пронумерованы․
5․ Подписи
Авансовый отчет подписывается сотрудником, составившим документ, и утверждается руководителем организации (или лицом, исполняющим его обязанности)․
Прием авансового отчета
Бухгалтерия проверяет правильность заполнения авансового отчета и наличие подтверждающих документов․ После проверки отчет принимается к учету и отражается в бухгалтерских регистрах․
Возврат или списание остатка аванса
Если по итогам авансового отчета у сотрудника образовался остаток, то он должен вернуть разницу в кассу организации․ Если по итогам отчета образовался перерасход, то организация может списать его на расходы или возместить сотруднику из кассы․
Заполнение авансового отчета является важной процедурой для контроля расходования денежных средств․ Правильное оформление отчета позволяет обеспечить достоверность бухгалтерского учета и избежать претензий со стороны налоговых органов․