Учет исходящих документов: журнал исходящей корреспонденции

Журнал исходящей корреспонденции⁚ образец заполнения

Назначение журнала исходящей корреспонденции

Журнал исходящей корреспонденции является незаменимым инструментом для учета и контроля потока исходящих документов в любой организации․ Он обеспечивает систематизацию и хранение информации о всех отправленных документах, что значительно облегчает их поиск и отслеживание статуса исполнения․

Содержание журнала исходящей корреспонденции

Журнал исходящей корреспонденции состоит из следующих граф⁚

Дата отправления ― дата, когда документ был отправлен из организации․
Исходящий номер ― уникальный номер, присвоенный документу при отправке․
Адресат ー наименование организации или ФИО физического лица, которому направлен документ․
Вид документа ー тип отправленного документа (письмо, приказ, распоряжение и т․д․)․
Тема документа ー краткое описание содержания документа․
Количество листов ― количество листов в отправленном документе․
Подпись ー подпись лица, отправившего документ․
Примечание ― дополнительная информация, например, способ отправки (почта, курьерская служба и т․д․)․

Оформление журнала исходящей документации

Журнал исходящей документации должен быть оформлен в соответствии со следующими требованиями⁚

Журнал ведется на бумажном носителе в хронологическом порядке․
Каждая запись в журнале должна быть сделана четко и разборчиво․
Исправления и подчистки в журнале не допускаются․
Журнал должен быть пронумерован, прошнурован и скреплен печатью организации․
На обложке журнала указывается название организации, наименование журнала, даты начала и окончания его ведения․

Образец заполнения журнала исходящей корреспонденции

Рассмотрим пример заполнения журнала исходящей корреспонденции⁚

| Дата отправления | Исходящий номер | Адресат | Вид документа | Тема документа | Количество листов | Подпись | Примечание |
|—|—|—|—|—|—|—|—|
| 01․01․2023 | 1 | ООО «Альфа» | Письмо | Запрос коммерческого предложения | 1 | Иванов И․И․ | Отправлено по почте |
| 02․01․2023 | 2 | Петров А․С․ | Приказ | О назначении на должность | 2 | Петрова М․М․ | Вручен лично |
| 03․01․2023 | 3 | ИФНС №1 | Распоряжение | О предоставлении отчетности | 3 | Сидоров С․С․ | Отправлено курьерской службой |

Дополнительная информация

Следует отметить, что приведенный образец является лишь одним из вариантов оформления журнала исходящей корреспонденции․ Организации могут разрабатывать свои собственные формы журнала с учетом специфики своей деятельности․

Журнал исходящей корреспонденции является важным документом, который позволяет вести полноценный учет исходящих документов, отслеживать их статусы и осуществлять быстрый поиск необходимой информации․

Образец заполнения журнала исходящей документации «Журнал исходящей документации — незаменимый инструмент для регистрации и контроля исходящих документов организации. Узнайте, как его правильно заполнять и какие реквизиты он должен содержать.»...
Правила заполнения почтовой корреспонденции «Узнайте, как правильно заполнить адресные строки на конверте, чтобы ваше письмо или посылка были доставлены адресату без задержек.»...
Журнал производства работ и журнал учета выполненных работ Титульный лист и раздел 1 журнала работ содержат важную информацию о строительном объекте, разрешении на строительство, сроках работ и организации, ведущей журнал....
Юридический журнал: для тех, кто ищет правовую помощь «Найдите понятные ответы на свои юридические вопросы в нашем журнале. Мы предоставляем пошаговые руководства и экспертные советы, написанные доступным языком.»...
Журнал «Юрист» — высококачественный и практичный ресурс для юридической профессии «Журнал «Юрист» — ведущее издание для юристов, студентов и преподавателей. Он предоставляет экспертную информацию, глубокий анализ и практические советы по актуальным правовым вопросам.»...
Журнал «Юрист спешит на помощь» «Журнал «Юрист спешит на помощь» — ваш надежный проводник в лабиринте правовых вопросов. Получайте актуальную информацию, практические советы и экспертные консультации, чтобы защитить свои права и интересы.»...
Журнал учета дезара — образец заполнения Узнайте, как правильно заполнять журнал учета дезара в медицинских учреждениях, детских садах, школах и других организациях. Скачайте образец журнала и обеспечьте соблюдение санитарных норм....
Журнал инъекционных работ: подробное руководство по заполнению «Узнайте, как правильно заполнять инъекционный журнал, чтобы обеспечить точность и прозрачность медицинских услуг. Это официальный документ, в котором регистрируются все инъекции, проводимые медицинским персоналом.»...
Журнал дефектов электрооборудования: образец заполнения Журнал дефектов электрооборудования — важный документ, который помогает отслеживать и устранять неисправности электрооборудования. Узнайте, как правильно заполнять журнал и обеспечить безопасность на предприятии....
Журнал предрейсового медицинского осмотра водителей «Унифицированная форма журнала предрейсового медицинского осмотра водителей, утвержденная приказом Минздрава России, содержит графы для записи данных о водителе, результатах осмотра и состоянии его здоровья.»...
Журнал учета инфекционных заболеваний (форма 060/у) «Узнайте, как правильно заполнять журнал учета инфекционных заболеваний (форма 060/у) и контролировать распространение инфекций. Пошаговая инструкция и примеры заполнения.»...
Журнал обслуживания огнетушителей «Узнайте, как правильно заполнять журнал обслуживания огнетушителей, чтобы обеспечить пожарную безопасность на вашем объекте. Скачайте образец журнала и получите пошаговое руководство по его ведению.»...