Назначение и содержание карточки контроля
Карточка контроля ౼ это документ, предназначенный для учета и контроля выполнения поручений, заданий или работ. Она содержит информацию о поручении, ответственном лице, сроках исполнения и результатах выполнения.
Карточка контроля может использоваться в различных сферах деятельности, например⁚
- управление проектами;
- управление задачами;
- контроль исполнительской дисциплины;
- контроль качества продукции или услуг.
Содержание карточки контроля может варьироваться в зависимости от специфики использования, но обычно она включает следующие поля⁚
- Номер карточки;
- Дата создания;
- Наименование поручения или задания;
- Ответственное лицо;
- Сроки исполнения;
- Примечания или дополнительные сведения;
- Результаты выполнения;
- Подпись ответственного лица.
Порядок заполнения карточки контроля
Карточка контроля заполняется следующим образом⁚
1. Указывается номер карточки. Номер может быть присвоен произвольным образом или в соответствии с установленной системой нумерации.
2. Проставляется дата создания карточки. Это дата, когда поручение или задание было поставлено.
3. Заполняется наименование поручения или задания. Наименование должно быть кратким и четким, отражающим суть поручения.
4. Указывается ответственное лицо. Ответственное лицо ー это исполнитель, который должен выполнить поручение или задание.
5. Устанавливаются сроки исполнения. Сроки могут быть указаны в виде конкретных дат или периодов времени.
6. Вносятся примечания или дополнительные сведения. В этом поле могут быть указаны дополнительные условия выполнения поручения, например, необходимость согласования с другими подразделениями или привлечения ресурсов.
7. Фиксируются результаты выполнения. После выполнения поручения или задания в карточке контроля отмечается результат исполнения. Результат может быть положительным (задание выполнено), отрицательным (задание не выполнено) или промежуточным (задание выполнено частично).
8. Ставится подпись ответственного лица. Подпись подтверждает, что ответственное лицо ознакомлено с результатами выполнения поручения или задания и соглашается с ними.
Образец заполнения карточки контроля
Ниже приведен пример заполненной карточки контроля⁚
Карточка контроля № 1
Дата создания⁚ 01.03.2023
Наименование поручения или задания⁚ Подготовить отчет о результатах продаж за февраль 2023 года
Ответственное лицо⁚ Иванов И.И.
Сроки исполнения⁚ 10.03.2023
Примечания или дополнительные сведения⁚ Отчет должен быть представлен в электронном виде и бумажном виде.
Результаты выполнения⁚ Отчет подготовлен и предоставлен в установленные сроки.
Подпись ответственного лица⁚ Иванов И.И.
Использование карточек контроля
Карточки контроля могут использоваться как для разовых поручений, так и для постоянных задач.
Для разовых поручений карточка контроля может быть создана сразу после постановки поручения; Для постоянных задач карточки контроля могут заполняться в начале отчетного периода (недели, месяца, квартала).
Карточки контроля могут храниться в бумажном виде или в электронном виде. В электронном виде карточки контроля могут быть реализованы с помощью специализированного программного обеспечения или с помощью таблиц Excel.
Карточки контроля являются полезным инструментом для организации и контроля выполнения поручений и заданий. Они позволяют систематизировать информацию, отслеживать сроки исполнения и принимать меры в случае задержек.