Лист внутренней описи⁚ образец заполнения
Назначение и состав описи
Внутренняя опись представляет собой документ, в котором приводится перечень всех документов, включенных в конкретное дело. Ее основная цель ― обеспечить учет и контроль за сохранностью документов, а также облегчить процесс поиска и изъятия нужных материалов.
Опись составляется в двух экземплярах, один из которых приобщается к делу, а другой хранится отдельно. Она состоит из следующих разделов⁚
— Заголовок с указанием названия дела и его номера.
— Основная часть, содержащая таблицу с наименованиями документов, их порядковыми номерами, датами создания и количеством листов.
— Завершающая часть с указанием общего количества документов и листов, подписями ответственных лиц и датой составления описи.
Образец заполнения
Ниже приведен образец заполнения листа внутренней описи⁚
Внутренняя опись дел
Название дела⁚ Договоры на поставку товаров
Номер дела⁚ 12345
| № п/п | Наименование документа | Дата создания | Кол-во листов |
|—|—|—|—|
| 1 | Договор на поставку товаров № 123 | 01.01.2023 | 5 |
| 2 | Дополнительное соглашение к договору № 123 | 15.02.2023 | 2 |
| 3 | Договор на поставку товаров № 456 | 01.03.2023 | 6 |
| … | … | … | … |
Всего документов⁚ 3
Всего листов⁚ 13
Ответственные лица⁚
Подписи⁚
Дата составления⁚ 01.04.2023
Рекомендации по заполнению
— Все сведения в описи должны быть достоверными и соответствовать действительности.
— Наименования документов должны быть точными и полными.
— В графе «Количество листов» следует указывать фактическое количество листов в каждом документе, включая приложения.
— Все документы в описи должны быть расположены в хронологическом порядке.
— Опись должна быть подписана сотрудником, ответственным за ведение дела, и утверждена руководителем организации.
— Хранить описи следует в течение срока хранения самих дел.