Официальная форма заполнения письма
При составлении официального письма необходимо придерживаться установленных правил оформления. Эти правила позволяют обеспечить единообразие деловой переписки и облегчают обработку писем.
Бланк письма
Официальное письмо должно быть написано на бланке организации. Бланк содержит следующие реквизиты⁚
- наименование организации;
- почтовый адрес организации;
- телефон и факс организации;
- адрес электронной почты организации;
- веб-сайт организации;
- логотип организации (при наличии).
Реквизиты письма
Обязательными реквизитами письма являются⁚
- дата;
- номер;
- адресат;
- заголовок к тексту;
- текст письма;
- подпись;
- отметка об исполнителе.
Дата
Дата проставляется в правом верхнем углу письма и включает число, месяц и год.
Номер
Номер проставляется под датой и включает порядковый номер письма в пределах календарного года.
Адресат
Адресат указывается в правом верхнем углу письма и включает⁚
- наименование организации или должность и фамилию получателя;
- почтовый адрес;
- индекс.
Заголовок к тексту
Заголовок к тексту кратко излагает суть письма и проставляется под адресатом.
Текст письма
Текст письма должен быть четким, лаконичным и информативным. Он делится на следующие абзацы⁚
- вводный абзац, в котором указывается цель письма;
- основной абзац, в котором излагается основное содержание письма;
- заключительный абзац, в котором подводится итог и указываются дальнейшие действия.
Подпись
Подпись проставляется в правом нижнем углу письма и включает⁚
- должность и фамилию подписавшего;
- расшифровку подписи.
Отметка об исполнителе
Отметка об исполнителе проставляется в левом нижнем углу письма и включает⁚
- фамилию, инициалы и телефон исполнителя;
- дату исполнения.
Образец заполнения официального письма
[Наименование организации]
[Почтовый адрес организации]
[Телефон и факс организации]
[Адрес электронной почты организации]
[Веб-сайт организации]
[Дата]
[Номер]
[Наименование организации или должность и фамилия получателя]
[Почтовый адрес]
[Индекс]
Заголовок к тексту
Текст письма
С уважением,
[Должность и фамилия подписавшего]
[Расшифровка подписи]
Отметка об исполнителе⁚
[Фамилия, инициалы и телефон исполнителя]
[Дата исполнения]
Придерживаясь этих правил оформления, вы сможете составить официальное письмо, которое будет соответствовать всем требованиям деловой переписки.