Опись — это документ, в котором перечислены все документы, входящие в состав какого-либо дела. Опись составляется для того, чтобы обеспечить сохранность документов и упростить их учет и поиск.
Опись составляется на листе формата А4. Документы в описи перечисляются в хронологическом порядке их поступления. Каждому документу присваивается порядковый номер. В описи указываются следующие сведения⁚
- Дата поступления документа;
- Индекс документа;
- Наименование документа;
- Количество листов в документе;
- Примечание.
В графе «Примечание» указываются особые отметки на документе (например, «копия», «подлинник», «секретно» и т.д.).
Образец Заполнения Описи
ОПИСЬ
Дела № _____________________
За период с _____________________ по _____________________
| № п/п | Дата поступления | Индекс документа | Наименование документа | Количество листов | Примечание |
|—|—|—|—|—|—|
| 1 | 01.01.2023 | Вх. № 01-01/23 | Письмо от ООО «АБВ» | 2 |, |
| 2 | 02.01.2023 | Вх. № 01-02/23 | Приказ о назначении на должность | 1 | Копия |
| 3 | 03.01.2023 | Вх. № 01-03/23 | Договор № 123 от 01.01.2023 | 3 | Подлинник |
| 4 | 04.01.2023 | Вх. № 01-04/23 | Акт приема-передачи | 2 | ― |
| 5 | 05.01.2023 | Вх. № 01-05/23 | Счет-фактура № 124 от 01.01.2023 | 1 | Копия |
Всего в деле ______________ листов.
Подпись составителя описи⁚ ______________
Дата⁚ ______________
Опись является важным документом, который обеспечивает сохранность и учет документов. Правильно составленная опись позволяет быстро найти нужный документ и упрощает работу с документами.