«Опись документов постоянного хранения: учет и поиск в архиве»

Опись документов постоянного хранения ⎯ это систематизированный перечень, раскрывающий содержание и состав дел, обеспечивающий их учет и оперативный поиск.

Цель составления описи

Основными целями составления описи дел постоянного хранения являются⁚

— Учет и оперативный поиск архивных дел.
— Унификация описания документов, находящихся в архивах.
— Контроль за сохранностью документов в организации.
— Упрощение процесса передачи документов на хранение в архив.

Требования к оформлению описи

Опись документов постоянного хранения составляется в соответствии с утвержденными формами и методическими рекомендациями Росархива.

Опись оформляется на стандартных листах бумаги формата А4, машинописным или рукописным способом. Допускается использование программных средств для создания описи.

Опись должна содержать следующие сведения⁚

— Наименование организации.
— Период, за который составлена опись.
— Заголовки дел с указанием их индексов.
— Даты создания дел.
— Количество листов или страниц в каждом деле.
— Аннотации к делам (по усмотрению составителя).
— Отметки о наличии копий дел.
— Отметки об изъятии документов из дел.
— Отметки о передаче дел в архив.

Опись должна быть подписана составителем и утверждена руководителем организации.

Хранение и использование описи

Опись документов постоянного хранения хранится вместе с делами, к которым она относится.
Опись используется для учета и поиска документов, а также для подготовки дел к передаче в архив.

Образец описи документов постоянного хранения

ОПИСЬ ДЕЛ ПОСТОЯННОГО ХРАНЕНИЯ

НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ

за 2023 год

| Индекс дела | Заголовок дела | Дата создания дела | Количество листов | Аннотация | Отметки |
|—|—|—|—|—|—|
| 01-01 | Приказы по основной деятельности | 01.01.2023 ― 31.12.2023 | 150 | Приказы по вопросам организации и осуществления основной деятельности организации, в т.ч. по утверждению планов работы, назначению на должности и увольнению сотрудников, поощрению и наказанию сотрудников и т.д. | |
| 01-02 | Договоры с контрагентами | 01.01.2023 ― 31.12.2023 | 200 | Договоры с поставщиками, покупателями, подрядчиками и другими контрагентами по вопросам поставки товаров, выполнения работ, оказания услуг и т.д. | |
| 01-03 | Бухгалтерская отчетность | 01.01.2023 ― 31.12.2023 | 100 | Бухгалтерские балансы, отчеты о финансовых результатах, отчеты об изменениях капитала, отчеты о движении денежных средств, пояснительные записки к ним и т.д. | |

СОСТАВИТЕЛЬ⁚

УТВЕРЖДАЮ⁚

Руководитель организации

Подпись
Дата

Опись дел временного хранения Подробная инструкция по заполнению описи дел временного хранения. Узнайте, как правильно оформить документ и обеспечить сохранность важных документов....
Опись документов: подробная инструкция для заполнения «Опись документов — юридический документ, содержащий перечень документов, прилагаемых к заявлению или иному документу. Она служит для обеспечения сохранности и учета документов, подтверждающих возникновение, изменение или прекращение...
Образцы заполнения для постоянного проживания «Узнайте все о процессе получения разрешения на постоянное проживание в Республике Казахстан. От заполнения заявления до предоставления необходимых документов — мы расскажем вам все, что нужно знать.»...
Бланки юридических документов: ценный ресурс для составления юридических документов Получите доступ к надежным бланкам юридических документов, которые помогут вам составить юридически грамотные документы, обеспечивая точность и уверенность в ваших правовых вопросах....
Срок хранения адвокатом профессиональной тайны не ограничен во времени «Адвокатская тайна защищает конфиденциальность общения между адвокатом и клиентом, гарантируя доверие и эффективность юридической помощи. Срок хранения адвокатской тайны не ограничен во времени, обеспечивая надежную защиту интересов...
Кадровые документы: порядок заполнения и хранения «Кадровые документы — основа трудовых отношений. Их грамотное заполнение предотвращает ошибки и недоразумения. Узнайте о перечне обязательных документов и правилах их оформления.»...
Журнал приход-расход: форма, порядок заполнения и хранения «Журнал приход-расход — обязательный документ для учета движения денежных средств и материальных ценностей в организациях и на предприятиях. Унифицированная форма БО-18 состоит из двух разделов.»...
Расчетная ведомость: структура, порядок заполнения и хранения Расчетная ведомость — важный документ для расчета и выдачи зарплаты. В статье расскажем, что это такое, как заполнить и где скачать бланк....
Журнал учета использования фритюрных жиров: форма, порядок заполнения и хранения «Ведение журнала учета фритюрных жиров — обязательное требование для предприятий общепита. Он позволяет контролировать качество жиров и своевременно их заменять, обеспечивая безопасность и качество блюд.»...
Опись бланк образец заполнения Опись — важный документ, используемый для учета имущества, ценностей и документов. Узнайте, как правильно заполнить опись и в каких ситуациях она применяется....
Инвентаризационная опись по объектам нефинансовых активов (форма 0504087) Инвентаризация - обязательная процедура для организаций, позволяющая проверить наличие имущества и обязательств, а также их соответствие данным бухгалтерского учета....
Опись вложения: образец для заполнения «Опись вложения — документ, защищающий отправителя при пересылке ценных предметов. Узнайте, когда она необходима и как ее правильно заполнить.»...