Авансовый отчет ─ это первичный документ, который подтверждает факт расходования подотчетных сумм. Он составляется подотчетным лицом после возвращения из командировки или выполнения поручения.
Порядок заполнения авансового отчета
- В шапке отчета указывается наименование организации, структурного подразделения, ФИО подотчетного лица, его должность, номер и дата составления авансового отчета, номер и дата приказа о командировке (служебного поручения).
- В таблице расходов указывается дата, номер и вид документа, подтверждающего расход (чек, квитанция, билет и т.д.), наименование организации, выдавшей документ, сумма расхода, наименование расхода, основание расхода (командировочное удостоверение, служебное поручение и т.д.).
- В строке «Всего» указывается общая сумма расходов, произведенных подотчетным лицом.
- В строке «Остаток/перерасход» указывается разница между суммой аванса и суммой расходов. Если сумма расходов превышает сумму аванса, то указывается сумма перерасхода. Если сумма расходов меньше суммы аванса, то указывается остаток.
- В конце авансового отчета указывается должность, ФИО и подпись подотчетного лица, а также должность, ФИО и подпись руководителя организации (структурного подразделения).
Образец заполнения авансового отчета
Авансовый отчет
Наименование организации⁚ ООО «Альфа»
Структурное подразделение⁚ Отдел продаж
ФИО подотчетного лица⁚ Иванов Иван Иванович
Должность подотчетного лица⁚ Менеджер по продажам
Номер и дата приказа о командировке (служебного поручения)⁚ № 10 от 01.01.2023
Номер и дата составления авансового отчета⁚ № 1 от 10.01.2023
| Дата | Номер и вид документа | Наименование организации | Сумма расхода | Наименование расхода | Основание расхода |
|---|---|---|---|---|---|
| 02.01.2023 | Чек № 1 | ООО «Бета» | 50 рублей | Проезд в такси | Командировочное удостоверение № 10 |
| 03.01.2023 | Квитанция № 2 | ООО «Гамма» | 100 рублей | Проживание в гостинице | Командировочное удостоверение № 10 |
| 04.01.2023 | Чек № 3 | ООО «Дельта» | 70 рублей | Питание | Командировочное удостоверение № 10 |
| 220 рублей |
Всего⁚
Остаток/перерасход: 0 рублей
Подотчетное лицо⁚
Иванов И.И. ___________________
Руководитель организации (структурного подразделения)⁚
Петров П.П. ___________________