Архив⁚ Образец заполнения
Архив является важным местом для хранения и сохранения документов, имеющих историческую или культурную ценность. Правильное заполнение архива необходимо для обеспечения доступности и безопасности этих документов. В данной статье мы рассмотрим образец заполнения архива.
Образец заполнения
#### Обложка архивного дела
На обложке архивного дела указывается следующая информация⁚
— Наименование организации, создавшей дело
— Наименование дела
— Номер дела
— Период, который охватывает дело
— Количество листов в деле
— Срок хранения дела
#### Внутренняя опись документов дела
Внутренняя опись документов дела содержит перечень всех документов, входящих в дело. В описи указывается следующая информация⁚
— Номер документа
— Наименование документа
— Дата создания документа
— Количество листов в документе
— Аннотация документа
#### Оформление документов дела
Все документы в деле должны быть оформлены в соответствии с действующими правилами делопроизводства. Документы должны быть подшиты в хронологическом порядке. Листы дела должны быть пронумерованы.
Порядок заполнения
Для заполнения архива необходимо следовать следующему порядку⁚
1. Соберите все документы, которые необходимо поместить в архив.
2. Отсортируйте документы по темам или периодам.
3. Подготовьте обложку архивного дела.
4. Составьте внутреннюю опись документов дела.
5. Оформите документы дела.
6. Подшейте документы в дело.
7. Пронумеруйте листы дела.
8. Заверьте дело подписью и печатью.
Хранение документов
Заполненные архивные дела должны храниться в специальном помещении, которое соответствует требованиям пожарной и архивной безопасности. Должен быть обеспечен постоянный контроль за состоянием и сохранностью документов.
Правильное заполнение архива является важным условием для обеспечения сохранности и доступности документов исторической и культурной ценности. Следуя приведенному образцу заполнения, вы сможете создать упорядоченный и информативный архив.