Письмо в делопроизводстве: образец заполнения

Письмо в делопроизводстве представляет собой официальный документ, который используется для передачи информации между организациями или внутри одной организации. Оно имеет юридическую силу и может выступать в качестве доказательства в суде. Поэтому важно правильно его заполнить, чтобы избежать ошибок и недоразумений.

Структура письма

Структура письма в делопроизводстве должна соответствовать следующим нормам⁚

1. Шапка письма⁚
౼ Наименование организации-отправителя
౼ Адрес организации-отправителя
— Телефон, факс, электронная почта организации-отправителя
, Дата составления письма
౼ Регистрационный номер письма

2. Адресат⁚
— Наименование организации-получателя
— Адрес организации-получателя
— ФИО руководителя организации-получателя

3. Тема письма⁚
౼ Краткое описание содержания письма

4. Текст письма⁚
౼ Содержание письма излагается в произвольной форме, но с соблюдением правил делового стиля
౼ Текст письма должен быть четким, лаконичным и не содержать грамматических ошибок

5. Подпись⁚
౼ ФИО руководителя организации-отправителя
— Должность руководителя организации-отправителя

6. Отметка о приложении⁚
, Если к письму прилагаются какие-либо документы, в конце письма указывается их перечень

Образец заполнения письма

Шапка письма⁚

ООО «Альфа»
ул. Ленина, д. 10, г. Москва, 123456
Тел.⁚ (495) 123-45-67
Факс⁚ (495) 123-45-68
E-mail⁚ alpha@mail.ru
Дата⁚ 10.03.2023
Регистрационный номер⁚ 123/23

Адресат⁚

ООО «Бета»
ул. Пушкина, д. 20, г. Санкт-Петербург, 190000
Генеральному директору Петрову Ивану Ивановичу

Тема письма⁚

Запрос коммерческого предложения на поставку оборудования

Текст письма⁚

Уважаемый Иван Иванович!

Настоящим письмом ООО «Альфа» выражает заинтересованность в приобретении оборудования для своего производства.

В связи с этим просим Вас предоставить коммерческое предложение на поставку следующего оборудования⁚
— Токарный станок с ЧПУ
— Фрезерный станок с ЧПУ
— Сверлильный станок

В коммерческом предложении просим указать следующие данные⁚
— Технические характеристики оборудования
— Сроки поставки
— Условия оплаты
— Гарантийные обязательства

Будем благодарны за оперативное предоставление коммерческого предложения.

С уважением,
Генеральный директор ООО «Альфа»
Иванов Сергей Сергеевич

Отметка о приложении⁚

Приложение⁚
— Техническое задание на поставку оборудования

Образец заполнения письма на Украину «Узнайте, как правильно заполнить письмо, отправляемое на Украину, чтобы оно быстро и точно дошло до адресата. Пошаговая инструкция и примеры.»...
Образец заполнения письма в банк «Узнайте, как правильно составить письмо в банк: структура, образец, примеры обращения и текста. Экономьте время и силы!»...
Образец заполнения письма Президенту Российской Федерации «Узнайте, как правильно написать и отправить письмо Президенту Российской Федерации. Пошаговая инструкция и образец заполнения.»...
Образец заполнения письма формата А4 Узнайте, как правильно заполнять письма формата А4, чтобы обеспечить профессиональный и упорядоченный внешний вид. Включает информацию о размерах, полях и разделах....
Образец заполнения уведомления заказного письма «Узнайте, как правильно заполнить уведомление о вручении заказного письма, чтобы гарантировать доставку важной корреспонденции и получить подтверждение ее получения.»...
Образец заполнения ответного письма Узнайте, как правильно заполнять ответные письма, чтобы обеспечить ясность, точность и профессионализм в деловой переписке....
Образец заполнения электронного письма «Узнайте, как правильно заполнять электронные письма, чтобы они были понятными, эффективными и производили хорошее впечатление. Повысьте свой профессионализм и улучшите коммуникацию с помощью наших советов.»...
Образец заполнения письма первого класса «Узнайте, как правильно заполнить конверт для письма первого класса, чтобы оно было доставлено в течение 1-3 дней. Требования к цвету, плотности бумаги и прозрачности конверта.»...
Образец письма для заполнения Шаблон письма с полями для заполнения: имя, адрес, номер телефона, дата, имя получателя, должность, организация, тема и обращение....
Образец заполнения письма в ПФР «Обращайтесь в Пенсионный фонд правильно! Узнайте, как составить письмо в ПФР, чтобы ваше обращение было рассмотрено в кратчайшие сроки.»...
Образец заполнения письма в Роспотребнадзор «Узнайте, как правильно заполнить письмо в Роспотребнадзор, чтобы ваше обращение было рассмотрено в кратчайшие сроки. Пошаговая инструкция и пример заполнения.»...
Образец письма для согласования условий Письмо для согласования содержит заголовок, обращение, вступление, основную часть и заключение. В основной части описываются условия, обосновывается необходимость согласования и предлагаются варианты решений....