Должным и своевременным ведением кассовой документации является важная задача для любого предприятия или организации․ Ошибки при заполнении документов данной формы могут повлечь за собой как материальную, так и административную ответственность․ Поэтому важно четко следовать установленным правилам и иметь представление о том, как выглядит бланк того или иного документа․
Основные виды документов формы денежных средств
Приходный кассовый ордер (ПКО)
Является подтверждением факта внесения наличных средств в кассу предприятия или организации․ Денежные средства могут быть внесены как работниками организации (например, при сдаче подотчетных сумм или выручки), так и сторонними лицами (например, при оплате товаров или услуг)․ ПКО заполняется в одном экземпляре, подписывается кассиром и главным бухгалтером․
Расходный кассовый ордер (РКО)
Подтверждает факт выдачи наличных средств из кассы предприятия или организации․ Денежные средства могут быть выданы как работникам организации (например, на командировочные расходы или заработную плату), так и сторонним лицам (например, при возврате долга или оплате за поставленные товары или услуги)․ РКО заполняется в одном экземпляре, подписывается руководителем организации и главным бухгалтером․
Кассовая книга
Является учетным регистром, в котором ежедневно отражаются все приходные и расходные кассовые операции․ Кассовая книга ведется в бумажном или электронном виде․ Записи в кассовой книге должны быть сделаны четко и аккуратно, без помарок и исправлений․
Порядок заполнения документов формы денежных средств
Общие требования
- Все документы формы денежных средств должны быть заполнены четко и разборчиво, ручкой или с использованием технических средств․
- В документах не допускаются исправления, помарки и подчистки․
- Все денежные суммы указываются как цифрами, так и прописью․
- Документы подписываются уполномоченными лицами (кассиром, главным бухгалтером, руководителем организации)․
Приходный кассовый ордер (ПКО)
- В поле «Организация» указывается наименование организации, в которую вносятся денежные средства․
- В поле «Номер документа» проставляется порядковый номер ПКО․
- В поле «Дата составления» указывается дата внесения денежных средств в кассу․
- В поле «От кого получено» указываеться наименование организации или ФИО физического лица, вносящего денежные средства․
- В поле «Основание» указывается основание внесения денежных средств (например, оплата за товары, услуги, возврат подотчетных сумм и т․д․)․
- В поле «Сумма цифрами» указывается сумма внесенных денежных средств цифрами․
- В поле «Сумма прописью» указывается сумма внесенных денежных средств прописью․
- ПКО подписывается кассиром и главным бухгалтером․
Расходный кассовый ордер (РКО)
- В поле «Организация» указывается наименование организации, из которой выдаются денежные средства․
- В поле «Номер документа» проставляется порядковый номер РКО․
- В поле «Дата составления» указывается дата выдачи денежных средств из кассы․
- В поле «Кому выдано» указывается наименование организации или ФИО физического лица, получающего денежные средства․
- В поле «Основание» указывается основание выдачи денежных средств (например, выдача заработной платы, оплата командировочных расходов, возврат долга и т․д․)․
- В поле «Сумма цифрами» указывается сумма выданных денежных средств цифрами․
- В поле «Сумма прописью» указывается сумма выданных денежных средств прописью․
- РКО подписывается руководителем организации и главным бухгалтером․
Кассовая книга
- В поле «Дата» указывается дата совершения кассовой операции․
- В поле «Номер документа» указывается номер приходного или расходного кассового ордера․
- В поле «Приход» указывается сумма приходной кассовой операции․
- В поле «Расход» указывается сумма расходной кассовой операции․
- В поле «Остаток» указывается остаток денежных средств в кассе на конец дня․
Образцы заполнения документов формы денежных средств
Приходный кассовый ордер (ПКО)
Расходный кассовый ордер (РКО)
Кассовая книга
Ответственность за неправильное заполнение документов формы денежных средств
За неправильное заполнение документов формы денежных средств предусмотрена административная ответственность․ Штрафы могут быть наложены как на должностных лиц, так и на саму организацию․
Правильное заполнение документов формы денежных средств является необходимым условием для обеспечения сохранности денежных средств и контроля за их движением․ При возникновении вопросов по заполнению таких документов следует обращаться к бухгалтеру или другим компетентным лицам․