Образец заполнения входящей корреспонденции
Для эффективного управления входящей корреспонденцией необходимо создать систему ее регистрации и учета. В этом поможет журнал регистрации входящих документов.
Журнал представляет собой таблицу, в которую вносятся следующие данные⁚
| № п/п | Дата регистрации | Регистрационный номер | От кого получен документ | Вид документа | Краткое содержание | Отметка об исполнении |
|—|—|—|—|—|—|—|
Инструкция по заполнению
1. № п/п ⏤ порядковый номер записи.
2. Дата регистрации ⏤ дата получения документа.
3. Регистрационный номер ⏤ уникальный номер, присваиваемый каждому входящему документу.
4. От кого получен документ ⏤ наименование или Ф.И.О. отправителя.
5. Вид документа ⎯ тип документа (письмо, приказ, распоряжение и т.д.).
6. Краткое содержание ⎯ краткое изложение основного содержания документа.
7. Отметка об исполнении ⏤ информация о том, как был исполнен документ (передан на исполнение, исполнен, сдан в архив и т.д.).
Порядок заполнения
1. Полученный документ регистрируется в журнале в день его получения.
2. Ему присваивается регистрационный номер в порядке возрастания.
3. В журнал вносятся все необходимые данные о документе⁚ дата получения, наименование отправителя, вид документа, содержание, отметка об исполнении.
4. Документ регистрируется одним экземпляром.
5. Отметка об исполнении проставляется после того, как документ был исполнен или передан на исполнение.
Важность ведения журнала
Ведение журнала регистрации входящей корреспонденции имеет следующие преимущества⁚
- Упорядочивание потока входящих документов.
- Быстрый поиск и доступ к документам.
- Контроль сроков исполнения.
- Предотвращение потери документов.
- Эффективное управление делопроизводством;
Особенности электронного журнала
В настоящее время также возможно вести журнал в электронном виде. Электронный журнал обладает следующими преимуществами⁚
- Автоматическая нумерация документов.
- Быстрый поиск по различным параметрам.
- Возможность интеграции с другими системами документооборота.
- Доступ к журналу из любого места, где есть интернет.
Выбирая между бумажным и электронным журналом, необходимо учитывать особенности организации и объем входящей корреспонденции.