Обложка дела⁚ образец заполнения
Обложка дела представляет собой важный элемент оформления документации, обеспечивающий сохранность и систематизацию материалов, входящих в его состав․ Правильное заполнение обложки помогает быстро идентифицировать дело, найти нужный документ, а также облегчает работу с архивами․
Заполняем обложку дела
При заполнении обложки необходимо руководствоваться следующими правилами и требованиями⁚
1․ Реквизиты организации
- Указывается полное наименование юридического лица или структурного подразделения, создавшего дело․
- Название нужно записывать в именительном падеже, без кавычек и сокращений․
2․ Наименование дела
- Название дела должно отражать содержание документов, входящих в него․
- Формулировка должна быть краткой, точной и понятной․
- Не допускается использование сокращений, жаргонизмов и сленга․
3․ Индекс дела
- Указывается номер дела в соответствии с принятой в организации номенклатурой дел․
- Если дело состоит из нескольких томов, то на обложке каждого тома указывается номер тома и общее количество томов в деле․
4․ Крайние даты дела
- В данном поле указываются даты самого раннего и самого позднего документов, входящих в дело․
- Даты записываются в формате «ДД․ММ․ГГГГ»․
5․ Количество листов в деле
- Указывается общее количество листов во всех документах, входящих в дело․
6․ Срок хранения дела
- Устанавливается в соответствии с утвержденным перечнем типовых управленческих архивных документов с указанием сроков их хранения․
7․ Архивный шифр дела
- Присваивается делу после передачи его на постоянное хранение в архив․
8․ Дополнительные сведения
- В этом поле указываются любые дополнительные сведения о деле, которые могут быть важны для его идентификации или использования (например, сведения о переписке, о наличии электронных версий документов и т․д․)․
Пример заполнения обложки дела
Наименование организации⁚ Отдел кадров ООО «Альфа»
Наименование дела⁚ Личные дела сотрудников
Индекс дела⁚ 02-01
Крайние даты дела⁚ 01․01․2023 ― 31․12․2023
Количество листов в деле⁚ 150
Срок хранения дела⁚ 75 лет
Архивный шифр дела⁚ Ф․1, оп․1, ед․ хр․1
Советы по заполнению обложки дела
- Используйте разборчивый почерк или печатайте информацию с помощью компьютера․
- Заполняйте все поля обложки, даже если некоторые из них не имеют отношения к делу․
- Вносите любые изменения в обложку только по согласованию с должностным лицом, ответственным за делопроизводство в организации․
- Убедитесь, что обложка соответствует утвержденным в организации правилам оформления дел․
Правильное оформление обложки дела не только упрощает работу с документами, но и обеспечивает их сохранность и упорядочивание․ Соблюдение установленных правил позволит быстро найти нужную информацию и сохранить ее для будущих поколений․