Авансовый отчет ⏤ это первичный бухгалтерский документ, который подтверждает расходы подотчетного лица, произведенные за счет средств, выданных ему авансом.
Порядок заполнения авансового отчета⁚
Лицевая сторона
1. Общие сведения⁚
- Наименование организации
- ФИО генерального директора
- Подразделение
- ФИО подотчетного лица, его должность и табельный номер
- Наименование аванса
2. Денежные средства⁚
- Сумма остатка на начало периода
- Сумма перерасхода/недорасхода по предыдущему авансу (если есть)
- Сумма текущего аванса
- Общая сумма полученных и израсходованных денежных средств
- Остаток/перерасход на конец периода
- Бухгалтерские счета, на которых отражается подотчет
Оборотная сторона
3. Подтверждающие документы⁚
- В хронологическом порядке перечислите реквизиты подтверждающих документов (чеки, накладные и т.д.)
- Укажите сумму затрат по каждому документу
4. Бухгалтерский учет расходов⁚
- Бухгалтер вписывает сумму расходов, принятых к расходу
- Указывает счета (субсчета)
- Если денежные средства были получены в валюте, бухгалтер заполняет графу с курсом валюты
Подписи и печать
5. Подписи⁚
- Подотчетное лицо
- Бухгалтер
- Руководитель
6. Печать организации (если есть)
Дополнительные требования⁚
- Авансовый отчет должен быть заполнен аккуратно и разборчиво
- Подтверждающие документы должны быть прикреплены к отчету
- Исправления в отчете должны быть заверены подписью подотчетного лица и бухгалтера
Важно!
- Авансовый отчет должен быть представлен в бухгалтерию в установленные сроки (как правило, в течение 3 дней с момента возвращения из командировки или выполнения задания)
- Несвоевременная сдача авансового отчета может привести к административной ответственности
- Сохраняйте авансовые отчеты в течение 5 лет после отчетного периода