Авансовый отчет ⏤ это документ, который используется для учета выданных под отчет денежных средств и подтверждения расходов, понесенных сотрудником в интересах организации. Правильное заполнение авансового отчета является важным моментом, обеспечивающим прозрачность и контроль за использованием денежных средств.
Форма авансового отчета
Для составления авансового отчета используется унифицированная форма N АО-1, утвержденная Постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 N 55. Форма состоит из двух разделов⁚
Лицевая сторона
- Наименование организации
- Номер и дата составления авансового отчета
- Сведения о подотчетном лице (ФИО, должность)
- Реквизиты документа, на основании которого выдан аванс
- Цель выдачи аванса
- Сроки выдачи и возврата аванса
- Сумма выданного аванса
- Расход аванса по целевому назначению
- Остаток неиспользованного аванса
Оборотная сторона
- Таблица для указания перечня документов, подтверждающих расходы (номер, дата, наименование документа, сумма)
- Подписи подотчетного лица и бухгалтера
Порядок заполнения авансового отчета
Лицевая сторона
- Наименование организации заполняется в соответствии с ее учредительными документами.
- Номер и дата составления авансового отчета проставляются в соответствии с датой его заполнения.
- Сведения о подотчетном лице включают ФИО и должность сотрудника, которому выдан аванс.
- Реквизиты документа, на основании которого выдан аванс, указываются в соответствии с документом, подтверждающим выдачу аванса (приказ, распоряжение).
- Цель выдачи аванса кратко описывает назначение аванса (например, командировочные расходы, закупка материалов).
- Сроки выдачи и возврата аванса указываются в соответствии с установленным порядком в организации.
- Сумма выданного аванса указывается в рублях с копейками.
- Расход аванса по целевому назначению заполняется после фактического использования аванса.
- Остаток неиспользованного аванса указывается при наличии неиспользованной суммы аванса.
Оборотная сторона
- В таблице для указания перечня документов, подтверждающих расходы, указываются все документы, подтверждающие понесенные расходы (кассовые чеки, счета-фактуры, квитанции и т.д.).
- Номер документа — порядковый номер документа в таблице.
- Дата документа ⏤ дата совершения операции, указанная в документе.
- Наименование документа ⏤ указывается вид документа (кассовый чек, квитанция и т.д.).
- Сумма — сумма расходов по документу в рублях с копейками.
Подтверждение расходов
К авансовому отчету прикладываются оригиналы или копии документов, подтверждающих произведенные расходы. Документы должны содержать сведения о⁚
- Виде и стоимости товаров (работ, услуг)
- Дате и месте совершения операций
- Наименовании организации-продавца (исполнителя)
- Реквизитах документа (номер, дата)
Сдача и утверждение авансового отчета
Заполненный авансовый отчет сдается в бухгалтерию организации в установленные сроки. Бухгалтер проверяет правильность и обоснованность расходов, сверяет их с приложенными документами. При необходимости бухгалтер вносит уточнения или исправления в отчет.
После проверки авансовый отчет утверждается руководителем организации или уполномоченным им лицом. Утвержденный авансовый отчет является основанием для возмещения сотруднику понесенных расходов или для взыскания неиспользованного остатка аванса.
Образец заполнения авансового отчета
Ниже приведен пример заполнения авансового отчета по командировочным расходам⁚
Лицевая сторона
- Наименование организации⁚ ООО «Альфа»
- Номер и дата составления авансового отчета⁚ 001 от 10.03.2023
- Сведения о подотчетном лице⁚ Иванов Иван Иванович, менеджер
- Реквизиты документа, на основании которого выдан аванс⁚ Приказ от 05.03.2023 № 15
- Цель выдачи аванса⁚ Командировочные расходы
- Сроки выдачи и возврата аванса⁚ 10.03.2023 — 15.03.2023
- Сумма выданного аванса⁚ 10 000 руб.
- Расход аванса по целевому назначению⁚ 9 850 руб.
- Остаток неиспользованного аванса⁚ 150 руб.
Оборотная сторона
| Номер | Дата | Наименование документа | Сумма, руб. |
|—|—|—|—|
| 1 | 11.03.2023 | Авиабилет | 5 000 |
| 2 | 12.03.2023 | Кассовый чек (проживание) | 2 500 |
| 3 | 13.03.2023 | Квитанция (транспорт) | 2 350 |
Подписи⁚
Подотчетное лицо⁚ Иванов И.И.
Бухгалтер⁚ Петрова П.П.
Дата утверждения⁚ 16.03.2023
Руководитель⁚ Сидоров С.С.